Poduzeće koje se bavi prodajom široj javnosti, posebno onima koje su isključivo online, može imati koristi od usklađivanja plaćanja. Koraci za usklađivanje plaćanja mogu se razlikovati ovisno o vrsti poslovanja i vrstama dospjelih plaćanja ili stanja. Tvrtka koja traži plaćanja od potrošača može koristiti taktike koje se malo razlikuju od poslovnih plaćanja. Takvi koraci mogu uključivati usklađivanje podataka na fakturi s prihodima radi pronalaženja odstupanja, kontaktiranje onih koji duguju plaćanje ili čak usklađivanje pogrešaka s financijskim institucijama.
Mnoge tvrtke ručno usklađuju sva plaćanja koja dolaze od klijenata ili drugih izvora. To ponekad može rezultirati nestankom plaćanja ili podataka, no ipak ga preferiraju oni koji ne žele ulagati u softver za usklađivanje. Koraci elektroničkog usklađivanja plaćanja dizajnirani su tako da sustav može automatski prikupiti i usporediti sva relevantna izvješća i poslati rezultate odgovarajućoj upravljačkoj jedinici.
Nakon što se podaci prikupe, sljedeći koraci usklađivanja plaćanja uključuju razvrstavanje i dodjeljivanje svih podataka računalnim softverom ili osobljem. To se može učiniti prema proizvodu ili poslovnoj liniji ili bilo kojim drugim kriterijima koje odredi vlasnici poduzeća kako bi se relevantni podaci čuvali zajedno. Zatim se svaki dio ili zbirka podataka može dodijeliti relevantnom zaposleniku koji se bavi tim podacima. Sljedeći koraci općenito uključuju prijenos, bilo pomoću softvera ili ručno, svih ovih podataka u proračunsku tablicu ili drugi takav sustav tako da je lako pregledati sve depozite i povrate.
Obrada kreditnih kartica također može biti korak u procesu usklađivanja plaćanja u nekim tvrtkama. To uključuje transakcije i imena, telefonske brojeve i adrese klijenata. Za većinu tvrtki važno je imati softver ili hosting treće strane koji se može nositi s tim kako bi pravilno obrađivali plaćanja i uhvatili podatke o kreditnoj kartici. Sustav tada može odlučiti za tvrtku treba li otpisati neprimljena plaćanja ili ih ponovno prikazati.
U posljednjih nekoliko koraka bit će potrebna određena ljudska interakcija isključivo za procjenu informacija koje je proizveo program usklađivanja plaćanja. Najčešće se od osoblja općenito ne traži da ništa istražuje i mora djelovati samo na temelju informacija koje su dostavljene. Te radnje mogu uključivati kontaktiranje primatelja plaćanja ili podnošenje podataka za tromjesečne preglede. Ako se plaćanja ne mogu uskladiti, smatraju se nepodmirenim i, u većini tvrtki, postaju visoki prioritet i mogu ozbiljno utjecati na poslovanje i odnose s kupcima. Poduzećima je važno uskladiti sva moguća plaćanja, ali većina ima maržu za nenaplaćene dugove ugrađenu u svoje proračune.