Sitni novac je mala svota novca koju će tvrtka držati pri ruci za nematerijalne troškove. Usklađivanje sitnog novca je proces gledanja primitaka za izdatke sitnog novca i usklađivanja ukupnog povrata s izvornim iznosom gotovine. Koraci često uključuju pregled pojedinačnih zahtjeva za sitniš, analizu potvrda o potrošenom novcu, uravnoteženje gotovine, knjiženje unosa u dnevnik i nadopunjavanje novca. Računovodstveni odjel obično obavlja te dužnosti, iako se male tvrtke mogu oslanjati na vlasnike ili tajnicu.
Većina tvrtki zahtijeva od zaposlenika da ispune mali dokument ili zahtjev za sitni novac. Za to će možda trebati ovlaštenje menadžera kako bi tvrtka izbjegla davanje novca u neposlovne svrhe. To također pomaže računovođama da prate tko ima novčana sredstva i prate te osobe kako bi osigurali da zaposlenik ne ukrade novac. Zahtjev za sitni novac također će se vratiti računovođi zajedno s ostatkom gotovine i potvrdom o kupnji za usklađivanje priručnog novca.
Računovođe moraju pažljivo analizirati račune kada prolaze kroz usklađivanje sitnog novca. To omogućuje računovođama da otkriju je li novac potrošen nepropisno ili da kupljena roba nije potrebna tvrtki. Osnovni postupak za usklađivanje pojedinačnih računa je uskladiti početni zahtjev za novčana sredstva s ostatkom gotovine i računa. Nakon dovršetka, računovođa će uskladiti cjelokupna novčana sredstva.
Usklađivanje priručne blagajne uključuje uzimanje početnog stanja blagajne i oduzimanje ukupnih izdataka na temelju vraćenih računa. Računovođa tada može zbrojiti gotovinu koja se trenutno nalazi u kutiji i usporediti to s izračunatim iznosom. Ako se brojke podudaraju, usklađivanje sitnog novca je završeno. Razlike mogu zahtijevati od računovođe da pronađe pogrešku i otkrije je li gotovina veća ili niža od izračunate brojke. Tvrtke možda ne vide ove razlike kao materijalne, što rezultira nepotpunim pomirenjem.
Nakon što je proces usklađivanja primitka dovršen, računovođa će kreirati upis u dnevnik za knjiženje rashoda u knjigovodstvenu knjigu. Velike organizacije mogu knjižiti iznos na račun raznih troškova. Mala poduzeća mogu poželjeti odvojiti ove izdatke kako ne bi imala velike račune raznih troškova. Nakon objavljivanja, računovođa će podnijeti zahtjev za nadopunu novčanih sredstava. To obično uključuje slanje zahtjeva za čekom odjelu za plaćanja, traženje ovlaštenja od vlasnika ili upravitelja i unovčavanje čeka u banci tvrtke. Sredstva će zatim otići u kasu za buduću upotrebu.