E-pošta ili e-pošta, skraćeno od elektroničke pošte, naziv je za tekstualne poruke koje se šalju putem interneta i preuzimaju od strane korisnika na mreži ili preuzimaju putem mail klijenta pomoću push ili pull tehnologije, ovisno o uređaju i programu koji prima poruke. Arhiviranje se odnosi na plan pohrane u kojem su stavke raspoređene na logičan i pristupačan način. Također se može odnositi na izradu sigurnosne kopije materijala. Arhiviranje e-pošte odnosi se na metodički sustav arhiviranja e-pošte koji je uklanja s poslužitelja i sigurnosno kopira.
Najbolja stvar koju prvo možete učiniti u vezi s arhiviranjem e-pošte jest razmotriti svoje mogućnosti. Odlučite je li dovoljno arhivirati vaše e-poruke u oblaku ili ih trebate arhivirati na vašem računalu ili u tiskanom obliku. Možda je određeni materijal potrebno ispisati, dok drugi materijal može ostati u elektroničkom obliku. Ako se e-poruke trebaju arhivirati na vašem računalu, odlučite hoćete li napraviti sigurnosnu kopiju na vanjskom tvrdom disku i treba li išta spremiti u obliku koji nije format datoteke vašeg klijenta e-pošte, na primjer, spremljen u PDF format datoteke.
Općenito, drugi korak u stvaranju sustava za arhiviranje e-pošte je stvaranje hijerarhije mapa za pohranu unutar vašeg klijenta e-pošte. Pritom možete odvojiti osobnu e-poštu od poslovne e-pošte i provjeriti jesu li lako dostupne mape kojima ćete morati češće pristupati. Imajte na umu da se mape mogu reorganizirati i preimenovati, tako da nakon dovršetka projekta koji je bio glavni prioritet, možda ćete htjeti imati način da ga arhivirate unutar sustava mapa, kao što je stavljanje u mapu pod nazivom “Završeni projekti” sa godina. Razmislite hoće li vam stvaranje filtara za razvrstavanje dolazne pošte izravno u mape dobro poslužiti: neki se ljudi zaklinju u ovu značajku; drugi ga nikad ne koriste.
Jedan od najboljih savjeta za arhiviranje e-pošte je brisanje neželjene e-pošte odmah po primitku ili kada je vidite u pristigloj pošti. To vam može uštedjeti vrijeme jer ga više nikada nećete morati pregledavati i spriječiti da nepotrebni materijal dospije u arhiv, gdje treba biti pohranjen samo materijal od vrijednosti. Alternativno, ako vam više odgovara, možete izvršiti masovno brisanje prije arhiviranja. Možda ćete moći postaviti svog klijenta e-pošte za vrijeme brisanja pošte s poslužitelja, ali povremeno je dobra ideja posjetiti web-mjesto svog ISP-a, vidjeti što je zapravo na poslužitelju i po potrebi očistiti. Ako imate dovoljno praznog prostora na poslužitelju, možete odabrati ostaviti važne e-poruke kao dodatnu arhivu.
U poslovnim situacijama, poštivanje propisa, sigurnost i učinkovitost ključni su elementi donošenja odluke o arhiviranju e-pošte. Poduzetničko arhiviranje e-pošte može se upravljati softverskim aplikacijama napravljenim za tu svrhu i sa značajkama napravljenim za rješavanje problema specifičnih za poslovanje. To uključuje mogućnost upravljanja virtualnim tragom papira i brisanja poruka koje više nisu potrebne.