Zadržavanje elektroničkih zapisa nije ništa drugo nego postavljanje sustava za sigurnosnu kopiju važnih podataka na radnom mjestu, a dobra vijest je da se velik dio toga može postići automatski uz odgovarajuću postavku. Međutim, mnoge tvrtke griješe stvarajući sigurnosnu kopiju svojih vrijednih dokumenata na više poslužitelja, što bi moglo stvoriti stotine ili čak tisuće dupliciranih datoteka koje zauzimaju prostor i u konačnici usporavaju poslužitelj. Isto se može reći i za tradicionalne sigurnosne kopije kao što su papirologija i kompaktni diskovi – nema apsolutno nikakvog smisla čuvati ponavljajuće sigurnosne kopije nakon što se implementira zvučni sustav za čuvanje elektroničkih zapisa. Za postavljanje takvog sustava obično se traži profesionalac s iskustvom u internetskoj tehnologiji, a budući da je sigurnosna kopija na mreži obično dio paketa za čuvanje elektroničkih zapisa, informacije bi trebale biti zaštićene zauvijek.
Prije implementacije programa za čuvanje elektroničkih zapisa, važno je da korisnici razmotre što točno treba pohraniti na više mjesta. Na primjer, poslovne datoteke kojima pristupaju mnogi zaposlenici tijekom dana trebale bi biti spremljene na svakom pojedinačnom računalnom sustavu, ali datoteke koje se bave bivšim klijentima ili poreznim informacijama trebale bi biti sigurno skrivene na glavnom računalu jer je ova vrsta datoteka rijetko potrebna. Još jedna važna funkcija programa za čuvanje elektroničkih zapisa je mogućnost čišćenja nepotrebnih datoteka nakon određenog vremenskog razdoblja kako bi cjelokupna mreža ostala što bez nereda. Ne samo da ovi zadaci pomažu u pojednostavljenju brzine kojom se informacije mogu distribuirati na radnom mjestu, već također postavljaju standarde kojih se svaki zaposlenik treba pridržavati pri radu s podacima tvrtke.
Još jedan kritičan aspekt čuvanja elektroničkih zapisa je implementacija automatske sigurnosne kopije koja se događa u redovitim intervalima, a ovaj zadatak se može postaviti tako da se izvodi tjedno, dnevno ili čak po minuti kada je to potrebno. Osim postavljanja datoteka na centralizirani poslužitelj, mnoge korporacije također implementiraju sigurnosne kopije na vanjske pogone, udaljene pogone ili kompaktni disk (CD) kako bi osigurale da podaci uvijek postoje na dvije odvojene, neovisne lokacije. Iako bi se mnogima ovaj proces činio nepotrebnim, preopterećenje unutar električnog kruga moglo bi učinkovito izbrisati svaki tvrdi disk unutar tvrtke. Sigurnosno kopiranje na mreži postalo je posebno popularno budući da su podaci pohranjeni unutar druge geografske regije—pa čak i ako katastrofalni događaj poput uragana ili tornada uništi svaki komad hardvera, podaci tvrtke i dalje bi ostali sigurni.
Još jedan pametan aspekt čuvanja elektroničkih zapisa je fizički provjeriti jesu li se sigurnosne kopije doista i dogodile, jer nešto tako jednostavno kao što je oštećeni Ethernet kabel može spriječiti ispravno pohranjivanje informacija. Mnoge tvrtke pogrešno pretpostavljaju da su automatske sigurnosne kopije imune na nezgode, ali to jednostavno nije slučaj. Pojedinci bi uvijek trebali provjeriti jesu li podaci ispravno sigurnosno kopirani barem jednom mjesečno ili kad god se implementira nova datoteka ili program.