Zahtjevi za čuvanje evidencije o plaćama uvelike se razlikuju od jedne jurisdikcije do jurisdikcije, pa bi se vlasnici poduzeća trebali upoznati sa zakonima u svom području. Neki od dokumenata koje je možda potrebno zadržati odnose se na poreze na plaće, beneficije zaposlenika i evidenciju o broju odrađenih sati. Također bi trebali razmotriti vođenje digitalnih i papirnatih kopija evidencije o plaćama. Ako je moguće, papirnate dokumente treba pohraniti u vatrootporni ormarić kako se ne bi oštetili.
Dobro je saznati koliko dugo bi se evidencija o plaćama mogla voditi. To se može razlikovati od zemlje do zemlje, a obično njime upravljaju lokalne porezne agencije. U pravilu, većinu zapisa potrebno je čuvati od četiri do deset godina nakon što su se transakcije dogodile.
Vlasnici poduzeća također bi trebali odrediti koje posebne evidencije o plaćama treba voditi. Neki važni mogu uključivati dokumente koji dokazuju da su određeni porezi zadržani od plaće zaposlenika. Pojedinac bi također trebao voditi evidenciju koja pokazuje koliko je plaćen i broj odrađenih sati. Ova praksa zadržavanja evidencije o plaćama može pomoći da se dokaže da su zaposlenici plaćeni barem lokalnoj minimalnoj plaći, ako ona postoji. Također može pomoći uspostaviti usklađenost sa zakonima o dječjem radu, ako je primjenjivo.
Ostale mogućnosti zadržavanja evidencije o plaćama mogu uključivati plaće za prekovremeni rad, naknade zaposlenicima, naknadu za godišnji odmor ili bolovanje. Ako tvrtka doprinosi mirovinskom fondu ili plaća dio premije osiguranja svojih zaposlenika, dokumentaciju o tome također treba sačuvati. Ako su zaposlenici plaćeni na proviziju, nadzornik će možda morati zadržati i izvješća o prodaji tvrtke.
Treba čuvati i digitalne i papirnate kopije zapisa. To je tako da postoji sigurnosna kopija u slučaju uništenja jednog skupa zapisa. Digitalne zapise treba čuvati na izmjenjivim uređajima za pohranu, poput sigurnosnog tvrdog diska, diska ili flash pogona, osim na tvrdom disku računala. Papirnate kopije trebale bi biti zaključane u vatrostalnom ormariću smještenom u području koje nije sklono poplavama, jer to može pomoći osigurati sigurnost ovih dokumenata.
Čuvanje evidencije o plaćama može biti važan dio redovitog poslovanja svakog poduzeća. To je obično jednostavno ako se posao održava redovito. Spremanje dokumenata na uredan način i na potrebno vrijeme može menadžeru uštedjeti mnogo muke u slučaju revizije ili prodaje poslovanja.