Velike i male tvrtke često su suočene s izazovom održavanja organiziranog sustava čuvanja poslovnih zapisa. Općenito, poslovni dokumenti se čuvaju u skladu s propisanim lokalnim ili regionalnim vremenskim ograničenjima. Poznavanje zahtjeva o tome što treba čuvati i koliko dugo se smatra ključnim za postojanje adekvatnog sustava evidencije.
Veličina poslovanja obično određuje dubinu sustava čuvanja poslovnih zapisa. Neki od poslovnih dokumenata koji se čuvaju uključuju porezne prijave i dosjee osoblja. Financijska evidencija koju općenito vodi tvrtka su operativni troškovi, kupovina kapitala, primici od prodaje i imovinska imovina.
Tvrtka bi trebala provjeriti zahtjeve za čuvanje poslovnih zapisa koji se primjenjuju u jurisdikciji koja regulira djelatnost poduzeća. Zahtjevi u Sjedinjenim Državama za čuvanje poslovnih zapisa povezanih s porezom su da se poslovni dokumenti čuvaju najmanje tri godine. Neki uvjeti za prihod mogu zahtijevati vođenje financijske evidencije čak i nakon što je preporučeno vrijeme isteklo.
Kadrovska se evidencija obično čuva najmanje četiri godine. Ove i druge evidencije čuvaju se na sigurnom mjestu, posebice one koje sadrže privatne podatke o bivšim i sadašnjim zaposlenicima. Obično se održava potpuna evidencija o tome kada su porezi na plaće prijavljeni i plaćeni.
U većini slučajeva financijska se evidencija čuva najmanje sedam godina. Izjave financijskih institucija, popisne liste i godišnji računi dobiti i gubitka neke su od vrsta dokumenata koji se mogu uključiti. Održavanje dobre financijske evidencije moglo bi smanjiti izloženost tvrtke u pravnim pitanjima.
Poduzeća također mogu smatrati da je korisno imati sustav čišćenja za uklanjanje starih ili nevažnih poslovnih dokumenata. Politika za sustav čuvanja poslovnih zapisa mogla bi pomoći u pojednostavljivanju procesa i osigurati da svi zaposlenici slijede iste prakse. Ovo je općenito stalni dio procesa za vođenje odgovarajućih poslovnih zapisa.
Obično je dobra ideja imati odgovarajući prostor za pohranu ako se poslovni dokumenti čuvaju na licu mjesta. Također je opća praksa vođenje elektroničke datoteke poslovnih zapisa. Na taj način su relevantni dokumenti još uvijek dostupni i tvrtka može izbjeći gašenje u slučaju da požar ili neka druga katastrofa uništi papirnate poslovne dokumente.
Većina tvrtki može odlučiti koristiti tvrtku za upravljanje pohranom zapisa. To ima potencijal oslobađanja vremena organizaciji da se usredotoči na pitanja povezana s poslovanjem, a ne na upravljanje čuvanjem poslovnih zapisa. Svaka moguća zabrinutost oko ustupanja sustava čuvanja poslovnih zapisa izvana može se smanjiti. Ugledna tvrtka općenito će opisati svoje sigurnosne značajke i prakse za održavanje poslovnih dokumenata.