Dokumentacija poslovnog procesa je proces stvaranja pisanog zapisa o koracima povezanim s određenim poslovnim procesom ili procedurom. Takva dokumentacija pomaže u standardizaciji postupaka i uspostavljanju najboljih praksi. Savjeti za izradu jasnih, učinkovitih dokumenata procesa uključuju korištenje lako razumljivog jezika, da više strana pregleda dokumentaciju i da napiše detaljne dokumente i pojednostavljene varalice.
Mnoge tvrtke izrađuju dokumentaciju o poslovnim procesima za potrebe obuke. To znači da će mnogi pojedinci koji mogu imati vrlo različite razine razumijevanja vjerojatno čitati dokumente. Kako bi se osigurala maksimalna učinkovitost, procesni dokumenti trebaju biti lako razumljivi svima koji će ih vjerojatno koristiti.
Stručnjaci često preporučuju pisanje takvih dokumenata koristeći jezik koji je ekvivalentan razini čitanja u devetom razredu. Pisci bi također trebali izbjegavati korištenje tehničkog ili industrijskog žargona. Kada se moraju koristiti akronimi ili industrijski izrazi, prvo ih treba jasno definirati. Također je pametno uključiti popis definicija prilikom izrade dokumentacije poslovnog procesa.
Dok dokumentaciju poslovnog procesa često dovršava pojedinac vješt u izradi takvih dokumenata, važno je da drugi pregledaju dokumente prije nego što se stave u zajedničku upotrebu. Ako osoba koja piše dokumentaciju nije stručnjak za proces koji se dokumentira, takav stručnjak treba izvršiti pregled kako bi se uvjerio da je sadržaj tehnički ispravan. Dokumente bi također trebala pregledati barem jedna osoba koja nije u potpunosti upoznata s postupkom kako bi se mogle identificirati sve nejasne upute ili nedostajući koraci.
Detaljni dokumenti bitan su dio dokumentacije poslovnog procesa. Dokumenti objašnjavaju sve korake uključene u proces, a mogu također pružiti dodatne informacije, kao što su zahtjevi softverskog programa, zakonska ograničenja i kontakt podaci za različite korake. Dok su dokumenti ključni za potpuno objašnjenje procesa, mogu biti predugački ili glomazni da bi se mogli koristiti na dnevnoj bazi.
Rješenje za ovaj problem je kreiranje cheat sheet-a koji se bavi samo najkritičnijim koracima i služi kao podsjetnik nakon što je čitava dokumentacija procesa pročitana. Ove varalice trebale bi pružiti jednostavan način za pronalaženje osnovnih informacija o svakom koraku. Možda bi bilo pametno navesti broj stranice ili poglavlja gdje se informacije mogu naći u cijeloj dokumentaciji kako bi čitatelj imao referencu ako mu trebaju dodatne pojedinosti. Takvi se listovi često predstavljaju kao dijagrami toka ili obrisi.