Oblikovanje dokumenta ponekad može biti vrlo transparentno za korisnika, a drugi put može biti vrlo frustrirajuće. Jedan od načina za postizanje dobrih rezultata formatiranja uz minimalan napor je dobro upoznat s programom koji se koristi. Drugi savjet je da formatiranje bude što jednostavnije i da razmišljate dalje od osnovne funkcionalnosti dostupnih alata kako bi se mogli iskoristiti u svom punom potencijalu. Poznavanje cilja formatiranog dokumenta, bilo da se radi o pisaču, ručnom uređaju ili web-stranici, može pomoći da se izbjegnu mehanizmi oblikovanja dokumenta koji se možda neće prevesti na krajnji medij. Razumijevanje aspekata kako će se dokument koristiti može pomoći u definiranju objekata, kao što su slike, tako da izgleda profesionalno i ima izvrsnu kvalitetu kada se ispiše dokument.
Poznavanje načina rada softvera za uređivanje dokumenata od vitalnog je značaja za korištenje čak i umjerenog formatiranja dokumenata. Ono što se može činiti kao jednostavan skup alata može postati sve složeniji kako njihove interakcije s tekstom i jedna s drugim počnu proizvoditi nepredvidive rezultate. Prelamanje teksta, prijelomi redaka, slojevi i umetnuti objekti kao što su ćelije proračunske tablice mogu biti odbačeni određenim stilovima ili elementima. Formatiranje može čak izgledati savršeno dok se ne izveze ili ne pošalje na pisač. Znati kako i zašto program radi na način na koji radi može eliminirati velik dio ove frustracije.
Važno je dizajnirati formatiranje dokumenta imajući na umu krajnji rezultat. Korištenje isječaka u boji u dokumentima koji će biti ispisani crno-bijelo nema smisla. Neka složena formatiranja, posebno povezani objekti između uredskih paketa, možda se neće dobro prevesti u datoteku jezika za označavanje hiperteksta (HTML). Elektroničke knjige, izvješća ili promotivni pamfleti imaju posebne zahtjeve za njihovo oblikovanje koji mogu promijeniti količinu sadržaja i prirodu dizajna. Korištenje predložaka ili iscrtavanje izgleda dokumenta prije početka može uštedjeti vrijeme i spriječiti probleme.
Najčešće je najučinkovitije jednostavno oblikovanje dokumenta. Složeni izgledi koji uključuju okvire ili tablice ugniježđene unutar drugih tablica možda neće biti ispravno prikazani putem drugog uređaja ili programa. Isto tako, nikada nije dobra ideja koristiti pojedinačne prostore za oblikovanje. Alati za oblikovanje u uređivaču trebali bi se koristiti onako kako su bili namijenjeni za formatiranje, bez prečaca, kako bi se osigurala najveća mogućnost besprijekornog ispisa.
Razvijanje formatiranja dokumenta i sadržaja moraju ići ruku pod ruku, iako ih prije prelaska na uređivač treba iscrtati pojedinačno. Kreiranje formatiranja u hodu može uzrokovati da korisnik izgubi iz vida veći dizajn. Pokušaj stvaranja sadržaja za format uz skakanje s jednog elementa na drugi može dovesti do pogrešaka ili prekida u oblikovanju. Uz solidan plan za formatiranje dokumenata i sadržaj unaprijed pripremljen, konačni rezultat može se postići uz minimalne probleme.