Gotovo sve zemlje imaju uspostavljene sustave za zaštitu zaštitnih znakova, ali češće nego ne, zaštita žigova mora se posebno podnijeti prije nego što se priloži. Iako se pojedinosti o tome što će prijava zaštitnog znaka zahtijevati razlikuju ovisno o jurisdikciji, prijava žiga je svugdje ozbiljan dokument i treba je pažljivo pripremiti. U Sjedinjenim Državama, Kanadi i većem dijelu Europe prijava žiga je pravni dokument, a izjave date u njoj su obvezujuće i moraju biti točne. Najbolji savjeti za ispunjavanje prijave za zaštitni znak uključuju pažljivo čitanje cijele prijave i osiguravanje razumijevanja svih zahtjeva; pažljivo pripremiti sve dijelove, tako da se ništa ne mora mijenjati; i praćenje svih rokova i naknada. Mnogi ljudi odlučuju angažirati odvjetnika za zaštitne znakove za pripremu prijava za žigove, ali većina zemalja dopušta podnositeljima zahtjeva da sami ispunjavaju zahtjeve.
Najvažnija stvar kod ispunjavanja prijave za zaštitni znak je dobro razumijevanje onoga što prijava zahtijeva. I u Sjedinjenim Državama iu Ujedinjenom Kraljevstvu, uredi za zaštitne znakove — Ured za patente i žigove Sjedinjenih Država, odnosno Ured za intelektualno vlasništvo — objavljuju informativne pamflete osmišljene da vode podnositelje zahtjeva kroz proces prijave. Publikacije i vodiče, tamo gdje postoje, treba čitati kao prvi korak.
Podnositelji zahtjeva također trebaju pažljivo pročitati samu prijavu žiga. Prijave za žigove dostupne su od nacionalnih agencija za žigove besplatno, a obično se objavljuju i na internetu. Mnoge aplikacije dolaze u nekoliko dijelova ili faza. Potencijalni kandidati trebali bi pažljivo pročitati sve dijelove prijave, uzeti u obzir zahtjeve aplikacije i zatražiti više informacija o svemu što nije jasno prije početka.
Prijave zaštitnog znaka općenito zahtijevaju više od samo opisa žiga za registraciju. Većina također zahtijeva dokaze da je zaštitni znak korišten, koliko dugo se koristio i tržišta na kojima je korišten. Prijave u većini zemalja, uključujući SAD, UK i Kanadu, također zahtijevaju izjavu pod prisegom da su, prema najboljem saznanju podnositelja zahtjeva, prava podnositelja na zaštitni znak legitimna.
Osnovna primjena je ista bez obzira da li podnositelj zahtjeva traži poslovni žig, osobni zaštitni znak ili uslužni znak. Međutim, dokazni zahtjevi i podnesci koji se moraju dostaviti uz prijavu mogu varirati ovisno o vrsti traženog žiga. Sukladno tome, također je važno da podnositelj zahtjeva prije popunjavanja prijave zna kakvu vrstu žiga registrira. Publikacije ureda za žigove, kao i odvjetnici za žigove koji su upoznati s lokalnim pravilima o žigovima, mogu pomoći podnositeljima zahtjeva da razaznaju kakvu vrstu žiga žele registrirati.
Većina ureda za žigove dopušta online podnošenje prijave za žig, kao i papirnatu prijavu za žigove. Jedina razlika između njih obično je vrijeme obrade i, u nekim slučajevima, dospjela naknada. Podnositelji zahtjeva na mreži morat će biti sigurni da se svi prilozi mogu učinkovito učitati u elektronički sustav i moraju provjeriti može li se sva njihova dokumentacija pretvoriti u elektronički oblik. Podnositelji zahtjeva koji ne prilože propisno sve dokumente uz svoju početnu prijavu riskiraju da budu potpuno odbijeni ili da će morati podnijeti kasnije izmjene i dopune uz dodatne troškove.
Kako bi izbjegli mogućnost da u prijavi nedostaju elementi, nedostaju koraci ili na neki drugi način ne ispunjava uvjete, mnogi podnositelji zahtjeva odlučuju angažirati odvjetnika za zaštitne znakove koji će upravljati njihovim postupkom prijave. To je osobito istinito ako podnositelj prijave istovremeno podnosi više od jednog žiga. Odvjetnici koji redovito rade s prijavama za zaštitne znakove mogu pomoći podnositeljima zahtjeva da brzo identificiraju materijal koji treba uključiti, mogu pomoći s ili dovršiti prijavu i mogu upravljati svim rokovima, dodatnim podnescima i sporovima, ako do njih dođe. Agencije za zaštitne znakove općenito ne zahtijevaju pomoć odvjetnika, ali je gotovo sve preporučuju. Savjetovanje s odvjetnikom, barem u početku, može biti dobar način za stjecanje razumijevanja o procesu prijave i izbjegavanje problema s prijavom kasnije.