Ispunjavanje zahtjeva za putovnicu može biti naporan proces, a jedna pogreška može odgoditi izdavanje dokumenta, što može ometati planove putovanja. Otprilike 80 posto svjetskih zemalja zahtijeva od stranih posjetitelja da predoče valjanu putovnicu prije ulaska. Najbolji savjeti za ispunjavanje zahtjeva za putovnicu uključuju uredno pisanje, pažljivo čitanje uputa, ranu prijavu, korištenje odgovarajućeg stila fotografije za putovnicu i osiguravanje da su svi potrebni dokumenti uključeni u zahtjev.
Putnici bi trebali započeti postupak prijave za putovnicu najmanje 90 dana prije datuma polaska, a po mogućnosti i ranije. Proces prijave ovisi o tome koliko je zauzet regionalni ured za putovnice. Iako mnogi ljudi dobiju putovnice u roku od nekoliko tjedana, bolje je pogriješiti na strani opreza nego biti uhvaćeni bez putovnice na dan odlaska. Zahtjevi za obnovu putovnice trebali bi se podnijeti između osam i 11 mjeseci prije isteka roka važenja jer mnoge zemlje zahtijevaju da putovnice budu najmanje šest mjeseci od isteka.
Postoji nekoliko različitih vrsta zahtjeva za putovnicu, uključujući jednu za djecu, jednu za obnovu i jednu za one koji prvi put podnose zahtjev. Ispravan oblik je od vitalnog značaja, jer je pogrešan oblik razlog za odbijanje. Oni koji ispunjavaju zahtjev za putovnicu trebaju pažljivo pročitati upute, koristiti tintu odgovarajuće boje i ispisati što je urednije moguće. Dječje putovnice obično zahtijevaju potpise oba roditelja ili izjavu koja objašnjava zašto to nije moguće.
Zahtjev za putovnicu zahtijeva da se uz papire pošalju određeni oblici identifikacije. Obično je potrebna ovjerena kopija rodnog lista — često s podignutim pečatom, a fotokopije se ne prihvaćaju. Drugi oblik identifikacije može biti potreban, kao što je vozačka dozvola, a kopije su obično prihvatljive za te dokumente. Prilikom obnavljanja putovnice dovoljna je stara putovnica za identifikaciju, sve dok nije oštećena ili osakaćena.
Uz zahtjev za putovnicu i ispravnu identifikaciju, potrebne su dvije identične nedavne fotografije za putovnicu. Obično moraju biti veličine dva x dva inča, s običnom bijelom pozadinom. Iako se fotografija može snimiti kod kuće i promijeniti joj veličinu u softveru za uređivanje fotografija, odlazak na mjesto specijalizirano za fotografije za putovnicu osigurava da fotografije ispunjavaju posebne zahtjeve.
Nakon što ispunite zahtjev za putovnicu i osigurate da su svi ispravni dokumenti i fotografije priloženi, posljednji korak je potpisivanje putovnice i priloženo plaćanje, obično u obliku osobnog čeka. Podnositelji zahtjeva trebaju pažljivo pregledati dokument i provjeriti jesu li se potpisali na svim odgovarajućim mjestima. Ček bi trebao biti za točan potreban iznos, uredno popunjen, potpisan i datiran na odgovarajući način. Jedna manja pogreška može zaustaviti cijeli proces, a greške se često događaju u potpisima i podnošenju plaćanja.
Prije slanja zahtjeva za putovnicu na odgovarajuću adresu potrebno je napraviti fotokopije svake stranice, uključujući sve priložene dokumente, dvije fotografije i ček kojim je plaćeno. Treba primijeniti odgovarajuću poštarinu, a adresu treba još jednom provjeriti kako bi se osiguralo da ide u odgovarajući regionalni ured. Zahtjevi za putovnicu od zemlje do zemlje.