Izvješća o plaćama službeni su dokumenti tvrtke u kojima se navode podaci o novcu isplaćenom svakom zaposleniku. Tvrtke su zakonski obvezne sastavljati ova izvješća, s posebnim podacima o svakom od njih. Najbolji savjeti za izradu izvješća o plaćama uključuju pregled važećih zakona o plaćama, postavljanje sustava za izradu duplih izvješća i provođenje periodičnih revizija kako bi se osigurala usklađenost. Tvrtke često imaju dvije vrste isprava o plaćama. Jedan ide zaposleniku kao isplatnica, a drugi ostaje u internoj dokumentaciji tvrtke za potrebe evidencije.
Trenutni zakoni o plaćama diktiraju koje informacije tvrtka prikazuje na svojim izvješćima o plaćama i izvješćima o plaćama. To može uključivati informacije o porezima na plaću, beneficijama i garniturama koje se odbijaju od čeka zaposlenika. Ostale informacije mogu uključivati datume razdoblja obračuna plaća ili zasebne iznose za plaću, plaće i prekovremeni rad. Opet, ove informacije često dolaze iz pravila ili drugih propisa nacionalnih, regionalnih ili lokalnih vlasti.
Sustav je obično neophodan za održavanje izvješća o plaćama. Tvrtke će često pripremati ova izvješća barem jednom mjesečno, tako da korištenje sustava osigurava da izvješća o informacijama ostaju konstantna. Ovaj sustav također osigurava da tvrtka ne izostavlja nikakve informacije iz jednog razdoblja u sljedeće. Softver za obračun plaća je rasprostranjeniji u poduzećima, što im daje mogućnosti za stvaranje i održavanje sustava. Korištenje softvera za obračun plaća također omogućuje centralizirani sustav izvješćivanja u kojem jedno mjesto može obraditi cjelokupna izvješća o plaćama tvrtke.
Revizije su obično potrebne kako bi se osiguralo da tvrtka slijedi sva vanjska i interna pravila o plaćama. U većini slučajeva, tvrtka može koristiti dvije vrste revizije u svojim izvješćima o plaćama i sustavu: internu i eksternu. Unutarnje revizije koriste vlastite zaposlenike tvrtke za provođenje pregleda sustava obračuna plaća. Ova revizija je samo za potrebe upravljanja. Druga vrsta revizije, vanjska, zahtijeva korištenje treće tvrtke i uglavnom je namijenjena dionicima izvan poslovanja.
Slijeđenje najboljih savjeta za izvješća o plaćama obično je proces u tijeku. Zakoni i propisi će se promijeniti, zahtijevajući od tvrtke da promijeni svoj sustav za izvješća i revizije. Na primjer, javna poduzeća često će morati proći brojne revizije svake godine. Sustav obračuna plaća zahtijeva aktivno izvještavanje i upravljanje, tako da tvrtka može odabrati određene ljude koji će nadzirati ovaj sustav. Ovi zaposlenici često dolaze iz odjela za obračun plaća i računovodstva, na temelju razine osoblja i procedura tvrtke.