Prilikom pisanja pisma o ocjeni rada, netko bi trebao razmotriti svrhu pisma unutar šireg konteksta i pružiti informacije za ocjenjivanu osobu koje su korisne i smislene. Postoji niz pristupa koji se mogu koristiti u ocjenjivanju učinka pojedinca, uključujući i kvantitativne i kvalitativne metode, iako je evaluacija koja uključuje oboje obično najučinkovitija. Oni ljudi koji su predmet pisma o ocjeni rada, kao što su zaposlenici u tvrtki, također bi trebali razumjeti posljedice loše ocjene ili nagrade za izvrsnu, kao što su probne mjere i napredovanje u karijeri.
Svrha pisma o ocjeni rada trebala bi utjecati na stvarnu izradu tog pisma. Netko tko piše pismo za ocjenu učinka zaposlenika na godišnjoj razini, na primjer, trebao bi svakako uključiti informacije koje su korisne osobi koja se ocjenjuje kao stalnom zaposleniku. S druge strane, pismo o ocjeni rada napisano kao pismo preporuke obično nije zamišljeno kao način promicanja poboljšanja zaposlenika, već da se istaknu njegove snage i slabosti. Razumijevanje ove primarne svrhe pisma može voditi osobu koja ga piše.
Nakon što netko piše pismo o evaluaciji rada shvati svrhu, tada bi trebao odabrati najbolju moguću metodu evaluacije. U nekim situacijama treba razmotriti kvantitativnu procjenu koja se bavi određenim brojevima, kao što su brojke o prodaji ili vrijeme provedeno na projektu. Ne mogu se svi poslovi, međutim, kvantitativno analizirati, pa bi stoga kvalitativno pismo o ocjeni uspješnosti koje se bavi opažanjima i stavovima drugih kako bi se uzele u obzir snage i slabosti neke osobe moglo biti poželjno. Međutim, svaka od ovih metoda ima inherentne slabosti, pa mnogi evaluatori radije koriste obje zajedno za učinkovitiju evaluaciju.
Dok netko piše pismo o evaluaciji rada, on ili ona također treba osigurati da subjekt evaluacije razumije važnost procesa. Ako zaposlenici unutar tvrtke obično imaju pravo na napredovanje na temelju rezultata takve evaluacije, onda bi to trebali razumjeti. Svrha pisma o ocjeni rada nije iznenaditi zaposlenike ili druge s analizom njihova rada, već im pružiti korisne i smislene povratne informacije o njihovoj uspješnosti. Nepoštene procjene ili prakse napredovanja mogu dovesti do nezadovoljstva zaposlenika, gubitka radnika, pa čak i tužbi; Ocjenjivač bi trebao paziti da se koriste metode koje pružaju poštenu i nepristranu analizu vještina, u kombinaciji s jasnom komunikacijom koja pomaže zaposlenicima razumjeti što se od njih očekuje.