Planiranje poslovne konferencije nije nešto što se događa preko noći. Postoje mjesta za rezerviranje, sponzori za okupljanje i govornici za sudjelovanje. Tu su i mali detalji kao što su gdje će sudionici boraviti dok su u gradu, koji su obroci osigurani i niz drugih pitanja koja se moraju riješiti ako želimo da konferencija bude uspješna. Ako se namjeravate upustiti u zadatak planiranja konferencije, evo nekoliko stvari koje treba imati na umu.
Prvo, nikada nemojte pretpostaviti da možete sami riješiti sve detalje. Zapravo, vrlo je vjerojatno da nećete moći napraviti potpuni popis svega što se mora dogovoriti bez pomoći. Iz tog razloga, vaš prvi zadatak kao planera konferencije trebao bi biti sastavljanje odbora za planiranje. Obično je grupa od pet do šest pojedinaca dovoljna za sastavljanje godišnje konferencije između stotinu i petsto sudionika. Vjerojatnije je da će odbor kao cjelina pokriti sve osnove i omogućiti rješavanje svakog ključnog aspekta skupa unaprijed.
Uz sastavljanje povjerenstva, iznimno je važno započeti s pripremama što je prije moguće. Zaista nije važno je li do poslovne konferencije još osam mjeseci. Stručnjaci za planiranje konferencija često započinju rad na nadolazećem događaju deset do jedanaest mjeseci unaprijed. Kao prednost, imat ćete više vremena za usporedbu cijena na različitim konferencijskim mjestima, istražiti i pregovarati o boljim hotelskim cijenama za sudionike, a također ćete imati više vremena za pronalaženje pravih govornika za događaj.
Pobrinite se da svaki član odbora ima posebne zadatke koje treba izvršiti. Svaki zadatak treba imati prioritet i imati utvrđen datum isporuke. Planiranje konferencije često uključuje organiziranje zadataka u logičkom slijedu, tako da se radnje koje se moraju obaviti prije nego što se druge stavke riješe budu dovršene na vrijeme. Sa svakim članom odbora koji je odgovoran za određeni skup stvari koje treba dovršiti prije sljedećeg sastanka, manja je šansa da će biti zatrpan zadacima kako se datumi događaja približavaju.
Uvijek primajte obveze u pisanom obliku. Želite pismenu potvrdu hotela da će vaši sudionici dobiti određenu dnevnu cijenu tijekom pohađanja događaja. Također dobiti dokumentirane i detaljne informacije o tome što će hotel pružiti u smislu konferencijskih dvorana i zbornih dvorana za govore, večere i tečajeve koji se nude tijekom konferencije. Isto vrijedi i za sve posebne zračne ili željezničke cijene koje osigurate za sudionike. Ne samo da će vam to pružiti bezbrižnost, već će vam također biti puno lakše pregledati napredak koji je postignut na svakom od sastanaka odbora za planiranje i zadržati točnu sliku onoga što još treba učiniti.
Unaprijed dajte izlagačima za događaj detaljne upute i smjernice. Pripremite jednostavnu shemu koja pokazuje gdje se svaki izložbeni štand može postaviti u konferencijskoj ili izložbenoj dvorani, zajedno s informacijama o tome kamo unaprijed otpremiti materijale za štand i gdje ih preuzeti na dan kada stignu na postavljanje izložbe. To će svima, uključujući i odbor za planiranje konferencije, uštedjeti mnogo glavobolje uoči događaja.
Posljednji savjet za planiranje konferencije je očekivati neočekivano. Bez obzira na to koliko temeljito vaš odbor planira događaj, uvijek će postojati neka vrsta štucanja. Zvučnik će se razboljeti i morat će se povući ili će hotel slučajno prebukirati jednu od banketnih soba. Oslonite se na kolektivno iskustvo svog odbora kako biste identificirali neke od najčešćih problema u posljednjem trenutku koji bi se mogli pojaviti i unaprijed odlučite kako ih učinkovito rješavati.
Kada se planiranje konferencije izvrši učinkovito, organizaciji je relativno lako biti domaćin konferencije, a jednako je lako zainteresiranim stranama prisustvovati konferenciji. Vaš je cilj zapravo dvostruke prirode. Želite da tijek konferencije bude što ravnomjerniji. Istodobno, također želite biti sigurni da se svi nepredviđeni problemi mogu brzo i učinkovito riješiti. Planiranjem unaprijed, delegiranjem zadataka sposobnom odboru i obradom aktivnosti na logičan način, zasigurno ćete održati proces planiranja konferencije upravljivim i u konačnici vrlo uspješnim.