Planiranje seminara je proces organiziranja svih aktivnosti potrebnih za uspješno održavanje seminara. Takvi seminari mogu trajati nekoliko sati ili mogu trajati nekoliko dana. Savjeti za učinkovito planiranje seminara uključuju stvaranje jasno definiranog opsega posla, izradu plana za nepredviđene situacije, pažljiv odabir dobavljača, održavanje ravnoteže između aktivnosti i nezaboravljanje pregleda nakon događaja.
“Opseg rada” je dokument ili niz dokumenata koji detaljno opisuju sve zahtjeve projekta. Ova vrsta dokumenta neophodna je za učinkovito planiranje seminara jer pomaže spriječiti neočekivane probleme i troškove. Opseg rada za seminar trebao bi uključivati ispunjavanje zahtjeva za prostorom, zabavu, blagovaonom i tehnologijom, kao i zahtjeve za osiguranje i smještaj, ako je potrebno. Također može uključivati informacije o govornicima i njihovim povezanim troškovima i zahtjevima.
Iako sveobuhvatan opseg posla može pomoći u stvaranju glatkog događaja, neočekivani problemi se još uvijek mogu pojaviti. Često zanemaren, ali važan dio planiranja seminara je planiranje izvanrednih situacija. Ovaj proces uključuje analizu cijelog plana, identificiranje najvjerojatnijih točaka u kojima bi nešto moglo poći po zlu i razvoj plana za suočavanje s mogućim problemima. Primjerice, ako plan uključuje večeru s DJ-em i ples, planer bi trebao pripremiti popis alternativnih DJ-a u sličnom cjenovnom rangu kako bi bio spreman u slučaju da ugovoreni DJ padne.
Pažljiv odabir dobavljača može pomoći u rješavanju mnogih izazova koji su tradicionalno povezani s planiranjem seminara. Planeri bi trebali usporediti cijene i kvalitetu za nekoliko dobavljača i možda će htjeti zatražiti preporuke od svojih najboljih izbora. Za dobavljače kao što su ugostitelji, također je mudro zahtijevati dokaz o osiguranju od odgovornosti. Planeri seminara često drže popis dobavljača koji su se dobro pokazali u prošlosti kako bi te dobavljače mogli koristiti za buduće događaje.
Učinkovito planiranje seminara također zahtijeva osjećaj ravnoteže. Treba uzeti u obzir sve potrebne aktivnosti, poput nastave, zabavnih događanja i odmora kako bi se raspoloživo vrijeme učinkovito iskoristilo. Duge sesije trebale bi uključivati pauze za zahod ili telefoniranje i trebale bi se održavati u neposrednoj blizini potrebnih sadržaja. Između aktivnosti treba ostaviti dovoljno vremena kako bi sudionici mogli prijeći s jednog područja na drugo, a da ništa ne propuste.
Planiranje seminara često počinje analizom prethodnog seminara nakon događaja. To se posebno odnosi na događaje koji se ponavljaju ili godišnje. Analiziranje uspjeha i neuspjeha seminara može pružiti vrijedne informacije koje će omogućiti da budući seminari teče lakše.