Poboljšanje poslovnih procesa ovisi o razumijevanju, komunikaciji i kontinuiranom ažuriranju i inovacijama. Poslovni proces je praksa u kojoj različiti inputi rade zajedno kako bi proizveli izlaz. Proces, dakle, može biti bilo što, od pružanja usluge do obrade obračuna plaća. Izrada mapa poslovnih procesa, poticanje međuodjelske komunikacije i korištenje tehnologije za ažuriranje statusa procesa načini su potencijalnog poboljšanja poslovnih procesa.
Kao makro primjer poboljšanja poslovnih procesa, zamislite tvrtku koja želi smanjiti visoke stope fluktuacije zaposlenika. Stoga je proces koji treba poboljšati prva godina radnog iskustva zaposlenika. Menadžer želi smanjiti ovaj broj i povećati lojalnost tvrtki. Da bi to učinio, mora razumjeti problem, potaknuti komunikaciju i biti u toku sa statusom procesa.
U poslovnom procesu važno je razumjeti problem, a ne samo riješiti simptome. Općenito, najbolje odluke su one dobro informirane, a to vrijedi i za poboljšanje poslovnih procesa. Menadžer koji radi na smanjenju fluktuacije zaposlenika otklanjanjem simptoma mogao bi ponuditi veće pakete naknada kao poticaje zaposlenicima. Nakon šest mjeseci, ovaj menadžer može shvatiti da se brojke nisu značajno poboljšale i da je gubio vrijeme i novac pokušavajući provesti ovu strategiju bez razumijevanja prave prirode problema.
U unaprjeđenju poslovnih procesa ključna je komunikacija koju treba otvoriti i poticati, posebice u međuodjelskim procesima. Koristeći otvorenu komunikaciju, menadžer može pitati nove zaposlenike i novozaposlene menadžere što misle da uzrokuje tako veliku fluktuaciju, na primjer. Menadžer bi mogao dobiti informacije koje pokazuju da se novi zaposlenici ne osjećaju kao da se smatraju vrijednima ili da su se njihovi menadžeri dovoljno usredotočili na obuku.
Održavanje otvorenih linija komunikacije može biti od pomoći u pronalaženju inovativnih rješenja za problem. Sesije razmišljanja mogu sugerirati da se s novim zaposlenicima treba zakazati više treninga i osobnih evaluacija. Provođenje takvih promjena može povećati lojalnost zaposlenika i rezultirati manjim fluktuacijama, čime se poboljšava poslovni proces.
Razumijevanje problema može učiniti strategije poboljšanja učinkovitijima, ali poboljšanje procesa je kontinuiran proces. Učinkoviti voditelji procesa pregledavaju i inoviraju čak i nakon što je problem riješen. Nastavak rješenja u primjeru – provedba nove ankete o zapošljavanju i postavljanje pitanja kako bi se utvrdili problemi ili mjesta za poboljšanje – može pomoći da menadžer bude u tijeku s potencijalnim problemima, omogućujući mu da rano pronađe rješenja.
Mapiranje poslovnih procesa također može pružiti način za bolje razumijevanje procesa uz povećanje komunikacije. Mape procesa pružaju vizualne korak-po-korak prikaze poslovnih procesa kako bi se olakšalo upravljanje procesima. Vizualni prikazi olakšavaju konceptualizaciju procesa i pronalaze prostor za poboljšanje. Timovi koji grade mape procesa općenito dolaze iz različitih faza u procesu i mogu pružiti bitne informacije iz različitih perspektiva kako bi pomogli u poboljšanju.
Tehnologija, kada je pravilno odabrana i održavana, također može poboljšati upravljanje poslovnim procesima. Automatizacija ručnih ili administrativnih zadataka, na primjer, može učinkovito pohraniti informacije, smanjiti ljudske pogreške i poboljšati učinkovitost. Automatizirani sustavi upravljanja također mogu pomoći u povećanju kontrole nad procesima i povećanju vidljivosti operacija.