Prilikom sastavljanja mjesečnog računa dobiti i gubitka važno je da bude točan i dostupan. Informacije predstavljene na njemu trebaju biti relevantne i potpune, što znači da je pravilno računovodstvo i praćenje prihoda i rashoda od vitalnog značaja. Označavanje bojama često olakšava pronalaženje i čitanje informacija, posebno neto prihod koji se obično izražava crnom ili crvenom bojom. Iako se mjesečni račun dobiti i gubitka može izraditi na papiru, možda će biti lakše koristiti softverski program kao što je jednostavna proračunska tablica za brzo unošenje vrijednosti i izračunavanje rezultata.
Izrada mjesečnog računa dobiti i gubitka važno je za svaku tvrtku ili pojedinca koji želi pratiti rashode i vidjeti kako se prihod uspoređuje s troškovima. Jedna od najvažnijih stvari u vezi s ovim dokumentom je da mora biti potpun i točan, inače je beskoristan. Potrebno je uzeti u obzir sve izvore prihoda za pojedinca, kao što su posao, povrat ulaganja i najam na imovinu. Poduzeća možda više vode računa o prihodima u mjesečnom računu dobiti i gubitka, ali je jednako važno da svi oni budu uključeni.
Svi troškovi s kojima se osoba ili tvrtka suočavaju također moraju biti na ovom dokumentu. Dolazni novac je važan, ali ga treba usporediti sa sredstvima koja odlaze. Najam, računi za komunalije i troškovi hrane primjeri su troškova koje pojedinac treba uzeti u obzir. Tvrtke koje pripremaju mjesečni izvještaj o prihodima trebale bi sagledati plaću zaposlenika, režijske troškove i plaćanja dobavljačima, a to su svi važni troškovi.
Ove informacije može postati teško pratiti ili čitati nakon što postanu dio mjesečnog računa dobiti i gubitka, a kodiranje bojama može pomoći da se to ispravi. Svi troškovi određene vrste, kao što su različiti računi koji su slični, ali iz različitih izvora, mogu se dokumentirati u jednoj boji. Slično, jedna određena boja može se koristiti za označavanje određene vrste prihoda, kao što su plaćanja primljena od najmoprimaca u različitim nekretninama za iznajmljivanje. Neto vrijednost svakog mjeseca za prihod ili prihod obično je označena bojom, s crnom koja označava dobit za mjesec, a crvenom gubitkom.
Također može biti lakše izraditi mjesečni račun dobiti i gubitka pomoću računalnog softvera. Gramofonski papir ili knjige sa stupcima mogu se koristiti za izradu tiskanog primjerka ovog dokumenta, ali to nije uvijek praktično. Programi za proračunske tablice često su izvrstan izbor za generiranje ovih zapisa. Takav softver obično može izračunati vrijednosti i napraviti brzu, laku i točnu izradu mjesečnog računa dobiti i gubitka.