Postupanje s teškim kupcima ili kupcima koji se žale nije uvijek jednostavno. Većina poslovnih ljudi u teoriji shvaća važnost uspješnog ophođenja s kupcima, no zapravo je dosljedno provođenje toga u praksi u njihovoj tvrtki često druga stvar. Korištenje nekih od najboljih savjeta za postupanje s klijentima može pomoći tvrtki da ostane usredotočena na usluge.
Brzo odgovaranje na pritužbe ključno je kako bi kupci osjetili da je tvrtka stalo do njih. Također, što je dulje potrebno da tvrtka postupi po prigovoru kupca, veća je vjerojatnost da će osoba postati još nezadovoljnija. Kupci žele znati da su važni i da će njihove pritužbe biti riješene u razumnom roku. Uvijek slijediti jedan je od najboljih savjeta za postupanje s klijentima, jer olakšava osiguravanje da dobra usluga zamjenjuje sva prijašnja loša iskustva.
Priznati i ispričati se za pogreške kupcima, a ne poreći problem, jedan je od najvažnijih savjeta za postupanje s klijentima. Kupci često shvaćaju samo navođenje politike tvrtke ili drugačije djelovanje u obranu tvrtke umjesto pokušaja poštenja kao prikrivanje pogrešaka ili isprike. Jednostavna, ali iskrena potvrda pogreške i kratka, iskrena isprika obično zadovoljavaju klijenta koji se žali. Naravno, prilagodba korisničkog računa, kao što je dodavanje bilješke u datoteku kako bi drugi zaposlenici znali što se dogodilo, dobra je ideja kako bi se izbjeglo ponovno pojavljivanje problema.
Redovito obavljanje anketa bilo telefonom ili ostavljanje kartica u trgovini da se popune može biti dobra taktika u postupanju s kupcima. Kada ljudi odvoje vrijeme da izraze svoje osjećaje o tvrtki, bilo pozitivne ili negativne, često pružaju informacije koje mogu uvelike pomoći tvrtki da bolje razumije svoju bazu kupaca. Jedan od najjednostavnijih savjeta u zadovoljavanju i zadržavanju klijenata je da tvrtke uvijek slušaju glas kupaca.
U slučaju teških kupaca, poput onih koji stvaraju scenu i viču u trgovini, često je najbolje da zaposlenici navedu nadzornika ili menadžera da se pozabave situacijom. Često su kupci koji dižu galamu ljuti na uslugu koju su dobili i na kraju ipak zahtijevaju da razgovaraju s menadžerom. Teško postupanje s klijentima trebalo bi uključivati smirivanje osobe, a istovremeno tražiti rješenje problema.