Upravljanje dugotrajnom imovinom je računovodstveni proces koji nastoji pratiti status imovine tvrtke, uključujući lokaciju, stanje i druge razlikovne karakteristike svake imovine. Ideja iza ovog procesa je osigurati da se financijska evidencija tvrtke stalno ažurira kako bi odražavala stvarno stanje svih dugotrajnih sredstava u smislu trenutne vrijednosti. Postoji nekoliko koraka uključenih u odgovorno upravljanje dugotrajnom imovinom, uključujući korištenje tehnologije za prepoznavanje sličnih sredstava od drugih, praćenje kretanja te imovine s jedne lokacije na drugu i izračunavanje amortizacije povezane sa svakom imovinom tijekom uzastopnih poreznih razdoblja.
Jedan od ključnih elemenata upravljanja dugotrajnom imovinom uvijek je znati koliko jedinica određene materijalne imovine tvrtka posjeduje. Na primjer, proizvodna tvrtka pratila bi broj viličara u vlasništvu i kojima upravljaju kao dio normalnog tijeka poslovne produktivnosti. Umjesto da se jednostavno održava broj tih viličara, svakom bi se sredstvu dodijelio broj za praćenje ili serijski broj. Broj bi se koristio za identifikaciju sredstva u računovodstvenim evidencijama, kao i za praćenje kojem području ili odjelu je svaki lift trenutno dodijeljen kao dio procesa praćenja imovine. To tvrtki omogućuje da održava tekući inventar i brzo preraspodijeli imovinu u druga područja kada i prema potrebi, bez gubljenja traga o tome što se gdje koristi u cjelokupnom poslovanju.
Praćenje kretanja imovine ključno je za uspjeh svake strategije upravljanja dugotrajnom imovinom. Ovisno o prirodi poslovanja, ovo može biti vrlo jednostavan proces koji zahtijeva da zaposlenici koriste prijavu dok se oprema i druga poslovna imovina premještaju iz jednog odjela u drugi. U drugim postavkama, korištenje elektroničkih skenera omogućuje izvještavanje o kretanju središnjem objektu za praćenje, uz softver za upravljanje imovinom koji se koristi za primanje podataka sa skenera i automatsko ažuriranje lokacije svakog skeniranog sredstva. Korištenje suvremene tehnologije osobito je korisno kada se materijalna imovina ponekad prenosi između objekata, budući da skeneri omogućuju vremenski i datumski pečat svakog kretanja, dajući bitne podatke za upravljanje zalihama i procjenu poreza za svaki objekt.
Upravljanje dugotrajnom imovinom nije samo praćenje toga koja je imovina u vlasništvu i gdje se nalazi. Proces također uključuje procjenu amortizacije svake imovine tijekom određenog poreznog razdoblja. Opet, softver danas čini proces mnogo lakšim za upravljanje, budući da se promjena vrijednosti identificira i bilježi pomoću softverskog programa. To omogućuje brzo određivanje iznosa poreza na imovinu za bilo koje razdoblje. Kao rezultat toga, tvrtka je u poziciji uvijek znati trenutnu vrijednost imovine, plus koristiti povijesne podatke za dokumentiranje zahtjeva za amortizaciju podnesenih u prošlim poreznim razdobljima.