Upravljanje help deskom važna je funkcija u mnogim različitim vrstama organizacija. Poduzeća, fakulteti i sveučilišta, pa čak i općine, svi koriste službe za pomoć kako bi pomogli klijentima i drugima s raznim pitanjima i nedoumicama. Kako bi se uključili u učinkovito upravljanje help desk-om, menadžeri moraju biti primjer kada je u pitanju dobra komunikacija, poticanje poštovanja prema svima koji su uključeni i osiguravajući da je svo osoblje službe za pomoć pravilno obučeno i ažurno u smislu informacija i postupci.
Jedna od prvih stvari koje treba imati na umu kod upravljanja help desk-om je potreba za promicanjem učinkovite komunikacije na svakoj razini rada ureda. To znači da menadžeri i pomoćno osoblje moraju biti u mogućnosti komunicirati na način koji je sažet i jasan, što pomaže minimiziranju mogućnosti nesporazuma koji bi mogli potkopati funkciju ureda i imati negativan utjecaj na sposobnost ureda da pruži kompetentne pomoćnik drugima. Ovdje upravitelj mora voditi u smislu korištenja čvrstih komunikacijskih strategija koje informiraju i osposobljavaju osoblje za pomoć svakome tko traži pomoć.
Uz solidnu internu komunikaciju, upravljanje help desk-om također uključuje pomoć osoblju službe za pomoć u razvoju vještina koje olakšavaju komunikaciju s korisnicima. To znači aktivno osposobljavanje osoblja ne samo u smislu vrste informacija koje treba podijeliti, već i kako prenijeti te informacije koristeći glagolske riječi koje korisnici mogu razumjeti. Istodobno, vrlo je važno osigurati da je osoblje osposobljeno kako učinkovito slušati kupce, postavljati pojašnjavajuća pitanja i općenito raditi s kupcima kako bi identificirali što je točno potrebno prije nego što pokuša odgovoriti. Krajnji rezultat je klijent koji se osjeća saslušanim, element koji može uvelike ublažiti negativnu situaciju i održati odnos s kupcem pozitivnim.
Upravljanje Help desk-om uključuje odvajanje vremena za redovite evaluacije rada sa zaposlenicima. Kada se koristi za najbolji učinak, ovo je vrijeme da i menadžer i zaposlenik identificiraju područja snage, kao i područja u kojima bi se moglo poboljšati, što zauzvrat pomaže da služba za pomoć bude učinkovitija. Fokus evaluacija nije samo na skupu vještina zaposlenika, već je i prilika da zaposlenici daju prijedloge o tome kako poboljšati funkciju službe za pomoć. Iako bi zaposlenici uvijek trebali biti slobodni predlagati nove ideje menadžerima, uključivanje ove prilike na kraj evaluacije često može donijeti neke učinkovite ideje i također učvrstiti zaposlenika da je on ili ona važan dio tima.
Podrška timu također je važan aspekt upravljanja help desk-om. Osoblje mora biti uvjereno da će menadžer biti tu da ponudi pomoć u slučaju da se dogodi nešto što je izvan opsega obuke ili iskustva zaposlenika. Kada zaposlenici imaju povjerenja u sposobnost menadžera da ih podrži u bilo čemu, osjećaj da ste tim je poboljšan i u konačnici služi svima na najbolji mogući način.
Učinkovito upravljanje help desk-om također uključuje osiguravanje da se prema svima koji su povezani s timom postupa s poštovanjem. Od primarne je važnosti upravljanje osobljem na način koji prepoznaje njihov doprinos, a istovremeno raditi s njima kako bi ured radio učinkovitije. Prepoznajući vrijednost cjelokupnog osoblja službe za pomoć, osiguravajući da su svi u tijeku s politikama i procedurama, te spremnim pomoći zaposlenicima u teškim situacijama, proces upravljanja help desk-om će se odvijati glatko, od koristi svima koji su uključeni.