Upravljanje imovinom podataka je praksa pohranjivanja i organiziranja informacija koje imaju vrijednost za organizaciju. Institucije kao što su muzeji i knjižnice mogu smatrati video zapise, tekstove i audio snimke. Za tvrtke koje sastavljaju popise informacija o klijentima i zapisa o transakcijama također se kaže da imaju podatkovnu imovinu. Jedan od najboljih savjeta za prakticiranje upravljanja imovinom podataka je pronaći softver za upravljanje podacima koji odgovara potrebama vaše organizacije. Zatim, može biti korisno razviti plan za pažljivo implementiranje novog sustava, što može uključivati premještanje podataka iz stare baze podataka u novu i obuku zaposlenika u korištenju sučelja.
Većina organizacija radi s digitalnom imovinom. Drugim riječima, umjesto arhiviranja papirnatih dokumenata, organizacije najčešće pohranjuju najvažnije informacije u digitalnim oblicima. To omogućuje upraviteljima podataka stvaranje datoteka sigurnosne kopije i uštedu prostora te stvaranje učinkovitih procesa snimanja i preuzimanja podataka.
Softver za upravljanje imovinom podataka može varirati od jednostavnog do složenog. Neke od najosnovnijih značajki softvera za podatkovna sredstva omogućuju lakši tijek rada. U tim slučajevima softver može omogućiti korisnicima premještanje podataka iz jednog odjela u drugi. Jedan korisnik može uređivati dokument ili video, spremiti ih i prenijeti drugom korisniku, koji može izvršiti više uređivanja.
Složeni softver za upravljanje imovinom može uključivati glasovno ili optičko prepoznavanje. Optičko prepoznavanje može biti korisno za profesionalce koji trebaju izbrojati koliko se puta logotip ili slika koristi u videooglasu. Prepoznavanje glasa može biti korisno za upravljanje audio snimkama.
Prije odabira softvera, dobar bi savjet mogao biti proučiti poslovne modele i odrediti koji su koraci i resursi potrebni za optimizaciju tijeka rada. To vam može dati bolju kontrolu nad značajkama koje trebate. Softver koji je složeniji obično je skuplji, iako poboljšanjem procesa organizacija može smanjiti troškove, čineći je dugoročno isplativijim izborom.
Stručnjaci za upravljanje podacima vjeruju da je uobičajena pogreška mnogih upravitelja imovinom to što pokušavaju prebrzo implementirati promjene. Iako može biti primamljivo odmah implementirati novi sustav, to može uzrokovati visoke troškove i neučinkovitost. Umjesto toga, možda bi bilo preporučljivo polako premještati podatke iz starog sustava u novi. Isto tako, možda bi bilo dobro implementirati jednu po jednu značajku.
Polaganom implementacijom novog sustava upravljanja podacima, menadžeri također imaju priliku osposobiti zaposlenike za korištenje softverskih sučelja. Procjena stručnosti korisnika u korištenju softvera prije službenog postavljanja novog sustava može smanjiti pojavu pogrešaka na strani korisnika. Pažljiva implementacija također daje menadžerima vremena da prepoznaju i poprave nedostatke u sustavu.