Upravljanje računima trebalo bi započeti predanim naporima kako bi se osiguralo da su svi dokumenti točni i potpuni. Zatim treba donijeti odluku gdje će se evidencija čuvati. Nakon što postoji određeno područje za račune, treba ih razvrstati u glavne kategorije i potkategorije. Kako bi pojednostavili proces, pojedinci bi mogli razmisliti o pretvaranju papirnatih zapisa u digitalne datoteke.
Pojedinci bi trebali shvatiti koliko je važno upravljanje računima i koliko može biti skupo ako se zadatak zanemari. Uzimajući u obzir ovu važnost, prvi korak u upravljanju potvrdama je osigurati da su potpuni i točni. To je posebno važno kada su dokumenti pisani rukom. Porezna tijela i poslodavci obično zahtijevaju detaljne informacije ako se evidencija smatra valjanom.
Upravljanje potvrdama razlikuje se od čuvanja računa. Kada osoba samo ima naviku čuvati te dokumente, može neoprezno staviti neke na jedno, a druge na druga mjesta i zaokružiti ih samo kada je to potrebno. Upravljanje potvrdama znači da se dokumenti organizirano čuvaju na jednom mjestu.
Jedna od početnih preporuka za organiziranje potvrda je odvajanje dokumenata prema njihovoj važnosti. Na primjer, osoba će možda morati čuvati račune za osobne transakcije, radne troškove i vlastite male poslovne troškove. U slučajevima kao što je ovaj, trebala bi održavati tri različita dokumenta. Radi pojednostavljenja stvari, kako se zapisi dodaju svakoj datoteci, treba ih smjestiti u potkategorije. Na primjer, račune za gorivo i račune za zabavu treba čuvati odvojeno.
Jedan od načina da se drastično pojednostavi upravljanje potvrdama je njihovo skeniranje u računalo i održavanje digitalnih zapisa. Redovito to činite mnogo manje teškim zadatkom nego što će biti ako se nakupi hrpa dokumenata i mora se skenirati odjednom. Još jedna prednost digitalnog upravljanja je da se svakom zapisu mogu dodijeliti oznake, što će znatno olakšati njihovo referenciranje. Budući da uvijek postoji mogućnost da se nečijem računalu nešto dogodi, najbolje je provjeriti jesu li te datoteke sigurnosno kopirane.
Pojedinci bez vremena, znanja ili strpljenja za pretvaranje svojih papirnatih potvrda u digitalne zapise mogli bi razmotriti usluge upravljanja dokumentima. Ova vrsta davatelja usluga općenito prihvaća račune u nekoliko formata te će ih skenirati i organizirati za svoje klijente. Prije plaćanja ove vrste usluge, međutim, najbolje je osigurati da će ih strane s kojima se dokumenti trebaju podijeliti prihvatiti u ovom formatu.