Također poznati kao plaćanja unaprijed, unaprijed plaćeni troškovi su troškovi plaćeni prije vremena, od kojih tvrtka koristi više od jednog obračunskog razdoblja. U poslovanju, unaprijed plaćeni troškovi dio su skupa prilagodbi poznatih kao odgode. Računi obično upravljaju otplatama unaprijed i drugim odgodama prilagođavanjem troškova na kraju obračunskog intervala. Najam, osiguranje i zalihe tipični su unaprijed plaćeni računi.
Prvi put kada se trošak unaprijed plati, računovođa ga bilježi kao povećanje računa imovine, što predstavlja buduću korist ili uslugu unaprijed otplate. Sredstva na računu imovine istječu tijekom vremena ili korištenjem. Na primjer, najam i osiguranje istječu zbog proteka vremena, dok se zalihe smanjuju korištenjem. Odbijanje dnevnog isteka ovih troškova bilo bi zamorno i dugotrajno, zbog čega računovođe obično prilagođavaju unaprijed plaćene troškove prilikom sastavljanja završnih računovodstvenih izvještaja.
Kada se pripremate za zatvaranje računa, usklađivanje unosa za unaprijed plaćene troškove ima dvije svrhe. Prvo, usklađenje pokazuje iznos sredstava koji je istekao tijekom tekućeg obračunskog razdoblja. Drugo, usklađenje pokazuje preostali saldo unaprijed plaćenih sredstava.
Prije usklađivanja, unaprijed plaćena imovina veća je od stvarnog stanja, a troškovi su manji. Računovođe prilagođavaju ovu neusklađenost povećanjem troškova i smanjenjem imovine za iznos koji je istekao tijekom tekućeg obračunskog intervala. Kako se izračunava istekli iznos ovisi o nekoliko varijabli, uključujući duljinu vremenskog razdoblja i vrstu unaprijed plaćenih troškova.
Zalihe — kao što su kuverte, papir i ulošci za pisač — bilježe se kao unaprijed plaćeni troškovi dodani na račun imovine kada se nabave. Tijekom poslovanja, zalihe se koriste, a zatim se popisuju na kraju obračunskog intervala. Procijenjena razlika u troškovima zaliha od početka do kraja vremenskog razdoblja usklađuje se kao imovina i rashod koji je istekao.
Osiguranje, koje se mora platiti unaprijed, štiti tvrtku od financijskih gubitaka uslijed krađe, požara ili sličnih događaja. Računi bilježe početne pretplate osiguranja kao povećanje imovine, a zatim odbijaju troškove nastale tijekom obračunskog intervala. Odbijeni iznos ovisi o premiji osiguravajućeg društva za određeno vremensko razdoblje. Računovođe na sličan način bilježe troškove najma.
Nezarađeni prihodi su avansne uplate tvrtke od strane druge organizacije. Oni se također usklađuju na kraju obračunskih razdoblja, ali sredstva počinju kao odbitak od imovine i dodaju se natrag kao usklađenja. Ovi unaprijed plaćeni troškovi vrijede više kako vrijeme prolazi ili kroz korištenje od strane organizacije koja plaća unaprijed.