Tajnica je pomoćnik koji pomaže profesionalcima u obavljanju zadataka kao što su odgovaranje na telefone, obavljanje korespondencije, podnošenje papirologije i obavljanje zadataka unosa podataka. U većini slučajeva, tajnice su izvrsni komunikatori koji su u stanju sastaviti jasne, sažete dopise i komunicirati s posjetiteljima ureda. Mnogi profesionalci u različitim područjima ovise o svojim tajnicima da održavaju urede u redu, zakazuju sastanke, prikupljaju informacije i u mnogim slučajevima osiguravaju da se svi važni dokumenti predaju kolegama, klijentima i regulatornim agencijama s potpunim i točnim informacijama. . Jedan od najvažnijih savjeta za zapošljavanje tajnice je osigurati da oglas za otvoreno radno mjesto daje potpun, detaljan popis kvalifikacija i zahtjeva za posao. Neki drugi važni savjeti za zapošljavanje tajnice su korištenje niza različitih izvora za pronalaženje kandidata za posao, pisanje pitanja za intervju prije vremena i spoznaja da je bolje donijeti pametnu odluku nego brzo odlučiti.
Neki profesionalci imaju tu sreću da nađu tajnice koje su im preporučili kolege. U tim slučajevima možda neće biti potrebno ni ispunjavati oglas za posao. U većini slučajeva, međutim, zapošljavanje tajnice zahtijeva dovršavanje oglasa za otvaranje radnog mjesta. Ovo je dokument koji potencijalnim kandidatima za posao govori da stručnjak traži asistenta i koji bi također trebao navesti kvalifikacije koje su kandidati trebali steći prije podnošenja životopisa.
Profesionalac koji angažira tajnicu za redoviti poslovni ured mogao bi navesti samo da idealni asistent ima dugogodišnje iskustvo u komunikaciji s poslovnim profesionalcima, unosu podataka i korištenju softvera za zakazivanje i naplatu. Međutim, u specijaliziranijim područjima, poput prava i medicine, zapošljavanje tajnice moglo bi zahtijevati od stručnjaka da budu upoznati s različitim vrstama certificiranja. Većina liječnika, na primjer, zapošljava tajnice koje imaju obuku i certificiranje za vođenje medicinske dokumentacije ili medicinsko naplatu i šifriranje u područjima gdje je osiguranje faktor.
Također je važno slati obavijesti o otvaranju radnih mjesta na više različitih izvora. Kada zapošljavate tajnicu, dobra je ideja poslati oglase lokalnim novinama, web stranicama i drugim resursima koje koriste pojedinci koji možda traže posao u relevantnom području. Odvjetnik, na primjer, može slati oglase za posao u lokalne centre za obuku pomoćnih pravnika, dok bi liječnik mogao slati obavijesti lokalnim programima zdravstvene uprave.