Baze podataka djeluju kao središnje spremište informacija kojem ovlašteni programi ili web-usluge mogu pristupiti, dodavati ili mijenjati. Profesionalci zvani administratori baza podataka zaduženi su za postavljanje i održavanje ovih specijaliziranih softverskih poslužitelja. Alati administratora baze podataka specijalizirani su programi koji im omogućuju pristup, modificiranje i ažuriranje softvera i konfiguracija baze podataka.
U svijetu računalnog programiranja, poslužitelj je program čija je svrha pružanje informacija drugim dijelovima softvera koji se nazivaju klijenti. Poslužitelj može raditi na vlastitom računalu, kojem klijenti pristupaju putem Interneta ili lokalne mreže. Poslužitelj također može raditi kao pozadinski program na istom stroju kao i njegovi klijentski programi. Softver baze podataka radi kao poslužitelj koji na određenom portu osluškuje dolazne veze iz klijentskih programa koji žele pristupiti informacijama koje on drži.
Alati administratora baze podataka koje profesionalci koriste za održavanje pokrenutih baza podataka zasebni su programi i nisu dio samog softvera baze podataka. Administratori baze podataka koriste ove alate za izdavanje naredbi na koje je programiran određeni dio softvera baze podataka, da prepoznaju i odgovaraju odgovarajućom akcijom. Iako se točna sintaksa ovih naredbi razlikuje između različitih softvera baze podataka, radnje koje se mogu izvesti pomoću njih uključuju:
dodavanje i uklanjanje vjerodajnica programi mogu koristiti za prijavu na određenu bazu podataka
dodati baze podataka ili ukloniti baze podataka s poslužitelja
dodati ili ukloniti pojedinačne tablice unutar baze podataka
modificirati izgled tablice
mijenjati pojedinačne unose podataka
Ovi uslužni programi mogu imati potpuna grafička korisnička sučelja ili biti terminalski programi temeljeni na tekstu. Administratorski alati baze podataka koji koriste sučelje temeljeno na tekstu zahtijevaju od korisnika da upiše punu sintaksu za svaku naredbu održavanja. Programi koji imaju potpuno grafičko sučelje omogućuju korisnicima postavljanje naredbi klikom na gumbe i odabirom različitih opcija, a zatim prevode radnju u potrebnu sintaksu za naredbu bazi podataka.
Alati administratora baze podataka također uključuju softver koji omogućuje daljinsko prijavljivanje na računalo i izvršavanje naredbi sustava. Oni su neophodni kada administrator mora ažurirati softver baze podataka koji radi na računalu bez monitora računala ili grafičkog sučelja. Da bi administrator mogao primijeniti ažuriranje, on ili ona mora zaustaviti poslužitelj baze podataka, što je kao napuštanje pokrenute aplikacije. Softver za udaljenu prijavu omogućuje administratoru baze podataka pristup računalu na kojem se izvodi baza podataka kako bi zaustavio poslužitelj baze podataka, ažurirao softver i zatim ponovno pokrenuo softver baze podataka.