Najosnovniji dijelovi ormarića za spise su baze i ladice; baza je okvir ormarića za datoteke koji drži ladice i drži cijelu jedinicu stabilnom. Ladice su jedinice koje se uvlače i izvlače iz baze ili okvira i gdje se pohranjuju datoteke. Unutar ladice, drugi dijelovi ormarića za datoteke koriste se za organiziranje i uspravnost datoteka. Šipke za datoteke i tračnice pričvršćene su unutar ladice, a šipke se koriste u kombinaciji sa posebno dizajniranim visećim datotekama kako bi dokumenti bili uspravni i organizirani.
Tračnice su u biti razdjelnici koji se mogu pokrenuti preko ladice kako bi se odvojila jedna skupina datoteka od druge. Ovi dijelovi ormarića obično su izrađeni od metala, iako mogu biti izrađeni i od plastike, jer obično nisu nosivi. Šipke su izrađene od metala i protežu se duž ladice s obje strane. Viseće mape s datotekama imaju male ruke s obje strane mape koje se zakače na šipke, omogućujući korisniku da drži datoteke uspravno i lako ih klizi naprijed ili natrag unutar ladice. Mnogi od ovih dijelova ormarića za datoteke uključeni su uz kupnju ormarića za datoteke, iako se neki mogu dodati nakon kupnje, pod pretpostavkom da su ispravne veličine za ladice.
Brave su važni dijelovi ormarića za datoteke za svakog korisnika koji želi zaštititi datoteke od krađe ili neovlaštenog neovlaštenog pristupa. Postoji nekoliko vrsta brava: najčešća je ugrađena brava, koja zahtijeva ključ za zaključavanje ili otključavanje. Šipka unutar ladica pomicat će se u jednom ili drugom smjeru kako bi zaključala ili otključala te ladice. Druga vrsta brave je vanjska šipka, koja je visoka jedinica sa šarkama koja se montira na bočnu stranu ormarića. Kada se šipka prebaci preko prednje strane ladica, može se učvrstiti na mjestu i zaključati kako bi se spriječilo otvaranje ladica. Ključ se može koristiti za otključavanje šipke i zakretanje prema van kako bi se moglo pristupiti ladicama.
Ručke su montirane na svaku ladicu kako bi korisnik mogao povući te ladice prema unutra i prema van. Svaka ladica može imati svoju vlastitu bravu kojom se može upravljati ručno kako bi se spriječilo da se ladice slučajno otvore u bilo kojem trenutku. Ove se brave obično ne pokreću ključem, jer nisu namijenjene za trajno zaključavanje ladica. Umjesto toga, jednostavno su dizajnirani da spriječe pomicanje ladice kada to nije poželjno.