Dostupne su mnoge kategorije poslova službenika za obračun plaća, a svi zahtijevaju poznavanje rada na računalu, poslovnu sposobnost i strogo poštivanje povjerljivosti. Pojedinci koji žele ući u računovodstveno područje mnogi pronađu početni posao kao službenik za obračun plaća ili pomoćnik i napreduju do upravljačke ili nadzorne pozicije. Drugi, koji mogu imati diplomu suradnika ili diplomu iz računovodstva ili poslovanja, mogu pronaći poziciju administratora plaća, menadžera ili višeg praktičara.
Pomoćnik službenika za obračun plaća jedan je od početnih poslova službenika za obračun plaća za pojedince zainteresirane za računanje i održavanje podataka koji odgovaraju naknadama, dobitima tvrtke, porezima i troškovima. Na ovoj razini službenik za obračun plaća može izračunati sate i plaće zaposlenika, porez po odbitku, isplate socijalnog osiguranja i izdavati plaće. U tvrtki koja vodi evidenciju zaposlenika i radno vrijeme putem računalnih sustava, službenik za obračun plaća može biti odgovoran za provjeru točnosti podataka, uključujući godišnji odmor i bolovanje zaposlenika, prije obrade isplata plaća. Za ovo radno mjesto obično je potrebna samo diploma srednje škole jer mnogi poslodavci nude obuku na radnom mjestu, ali su potrebne izvrsne matematičke vještine. Idealan kandidat će imati neku vrstu uredskog iskustva.
Računovođa ili analitičar plaća je složeniji posao od službenika za obračun plaća na početnoj razini. Ovaj posao zahtijeva da zaposlenik provodi upite, savjetuje odjel za obračun plaća o složenim transakcijama, predvodi interne revizije te organizira i prezentira materijal vanjskim revizorima. Kandidat za ovu vrstu posla u pravilu će imati diplomu prvostupnika računovodstva i najmanje dvije godine iskustva u ovom području. Poslodavci koji žele popuniti ovu vrstu poslova službenika na plaćama obično će preferirati Fundamental Payroll Certification (FPC).
Što se tiče informacijske tehnologije, veći odjeli mogu imati zaposlenike koji se usredotočuju na unos podataka. Te se osobe obično nazivaju procesorima podataka ili operaterima unosa. Općenito, poznavanje obračuna plaća nije potrebno za ove poslove službenika za obračun plaća, ali je potrebno iskustvo u unosu podataka neke vrste.
U organizaciji s više od tri zaposlenika u računovodstvenom odjelu, poslovi na obračunu plaća mogu se dodijeliti različitim razinama računovodstvenih praktičara ili službenika za obračun plaća. Praktičari na početnim razinama obično slijede standardne procedure održavanja i izdavanja platnih lista i evidencija, dok se stariji praktičar obično bavi složenijim zadacima i obučava početne i srednje računovodstvene zaposlenike unutar odjela. Često će poslovi službenika za obračun plaća u vrlo velikom poduzeću biti kategorizirani prema specijalnosti. Na primjer, neki službenici obrađuju samo određena područja platnog spiska, kao što su godišnji bonus programi ili prodajne provizije.
Kako tvrtke rastu i šire se, službenici za obračun plaća moraju voditi evidenciju vezanu uz veće odjele, beneficije i zapošljavanje zaposlenika. Iako se rutinski dijelovi ove vrste posla ponavljaju, dok službenik za obračun plaća radi i proširuje svoje vještine i praksu, često može pronaći mnogo prilika za rast s tvrtkom. Netko tko je posvećen ovom području možda će moći zaraditi poziciju upravljanja plaćama.