Poslovna komunikacija širok je kontekst koji uključuje način na koji se tvrtka predstavlja interno i eksterno i prenosi svoju poruku potrošačima. Sastoji se od verbalne i pisane komunikacije, ali dio koji se odvija u pisanoj formi određuje stil tvrtke i javni imidž. Općenito, tvrtka može odabrati stilove poslovne komunikacije koji uključuju formalne, ležerne i kolokvijalne načine obraćanja.
Tvrtke često donose strateške odluke o stilovima poslovne komunikacije koje zaposlenici mogu koristiti za izvršavanje različitih zadataka. Razumno je reći da ako tvrtka ne zauzme proaktivan stav o stilu poslovne komunikacije, vjerojatnije je da će nastati ozbiljni problemi zbog pogrešne komunikacije. Neke tvrtke imaju vrlo sofisticiran komunikacijski plan koji detaljno opisuje pristup i ton za sve vrste komunikacije. Drugi s manjim proračunima skloni su razbiti stil komunikacije na interne i vanjske pristupe.
Vjerojatnije je da će interna komunikacija biti neformalna ili ležerna. Tvrtka obično zabranjuje određene vrste jezika ili ponašanja, ali nastoji ublažiti formalna pravila komunikacije među zaposlenicima. To znači da zaposlenik ne mora nužno brinuti o stilu pisanja kada šalje e-poštu kolegi. Njegovo dopisivanje može biti prijateljskije i koristiti kolokvijalizam.
Često ostaje razlika između horizontalne i vertikalne interne komunikacije. Stilovi obraćanja koji bi mogli biti prikladni između dvoje zaposlenika koji imaju istu poziciju mogli bi biti neprikladni u komunikaciji između zaposlenika i njegovog šefa. Dakle, interna poslovna komunikacija često može biti ležerna, s određenim zdravorazumskim parametrima prikladnosti.
Eksterna komunikacija najčešće ima stilove poslovne komunikacije identificirane za svaku vrstu poslovne interakcije s vanjskim stranama. Na primjer, tvrtka može uputiti svoje zaposlenike da komuniciraju sa sadašnjim i potencijalnim klijentima u formalnom stilu. To bi značilo oslovljavanje ljudi naslovom i prezimenom, čak i ako je korespondencija, na primjer, e-poštom.
Isto tako, tvrtka može zahtijevati formalni stil u pisanim izvješćima, kao što je godišnje izvješće tvrtke dioničarima. To sprječava zaposlenike da postanu previše prijateljski raspoloženi s vanjskim stranama ili da otkriju neprikladne informacije dok se šale. Zapravo, zadani stil komunikacije za većinu tvrtki je formalan, budući da je teže pogriješiti promatrajući određenu distancu u komunikaciji s trećim stranama.
Tvrtke koje dopuštaju neformalne, ležerne ili kolokvijalne stilove poslovne komunikacije s vanjskim stranama obično ograničavaju dopuštenje na marketing. Ako odjel marketinga želi pozicionirati proizvod na određeni način ili izraditi poruku za koju tvrtka smatra da bi trebala imati prijateljski ton, koriste se ovi stilovi. Manje formalni stilovi poslovne komunikacije obično su prikladni samo u drugim vanjskim kontekstima kada postoje vrlo bliski odnosi između zaposlenika i treće strane što jamči opušteniji stil komunikacije.