Kada tvrtka kupuje robu ili usluge, to se obično obavlja putem narudžbenice. Budući da je narudžbenica pravni ugovor između kupca i prodavatelja, važno je da su uvjeti narudžbe jasno i precizno izneseni kako bi se spriječile nesuglasice između dviju strana. Uobičajeni uvjeti narudžbe uključuju trošak, opis materijala, očekivani datum i obveze prijevoza.
Jedan od najvažnijih uvjeta narudžbe je trošak artikla, koji pokazuje koliko je kupac spreman platiti za robu ili uslugu. Ako primatelj narudžbenice ne može ili neće odgovarati trošku na narudžbenici, mora to naznačiti kupcu. Ako prodavatelj nastavi s narudžbom, dužan je prodati proizvod kupcu po cijeni navedenoj u narudžbenici.
Dobra narudžba ima opis materijala koji ne ostavlja nikakve sumnje. Izdavatelj narudžbenice trebao bi biti što je moguće precizniji kako bi se izbjegla bilo kakva zabuna kasnije. Očekivana roba ili usluge moraju biti opisani sa što je moguće više detalja unutar tijela narudžbe.
Vrijeme isporuke još je jedan od uvjeta narudžbe. Veliki proizvođači, ili čak mali proizvođači s zalihama točno na vrijeme, često zahtijevaju dugo vrijeme za obradu narudžbe. Ako prodavatelj ne može ispoštovati određeni rok, on ili ona to mora naznačiti kupcu i ne prihvatiti narudžbu osim ako se o roku roka ne može pregovarati.
Freight On Board (FOB) popularan je uvjet za narudžbenice. To pokazuje tko preuzima odgovornost za troškove prijevoza i s kojeg mjesta. Ako kupac u New Yorku kupi kamion prostirki iz San Francisca, pojmovi bi mogli biti “FOB New York City” što znači da prodavatelj mora platiti prijevoz do New Yorka. Ako su uvjeti “FOB San Francisco”, to znači da je kupac odgovoran za troškove prijevoza. Uvjeti prijevoza posebno su nezgodni kada se radi o međunarodnoj otpremi, a kupcu i prodavatelju mora biti jasno tko plaća carinu i poreze, kao i za stvarni tranzit tereta.
Standardni uvjeti plaćanja u SAD-u su “Neto 30”, što znači da se faktura mora platiti u roku od 30 dana. Ostali standardni izrazi su “Neto 15”, “Neto 60”, “Net 90” ili “Dospijeće po primitku”. Ako se narudžbenica plaća kreditnom karticom, obično nema potrebe za označavanjem uvjeta plaćanja, ali bi trebalo biti pojašnjeno kada se kreditna kartica obrađuje za narudžbu.
Uvjeti narudžbenice su uglavnom po dogovoru. Uz malo davanja i preuzimanja na stranama i kupca i prodavatelja, uvjeti narudžbe mogu se izmijeniti kako bi umirili bilo koju stranu. Neki uvjeti narudžbenice ne mogu se pregovarati, a kupac ili prodavatelj bi to trebali naznačiti na početku pregovora.