Duljina vremena koje trebate čuvati gotovinski račun obično ovisi o predmetu ili predmetima na računu i namjeni tog računa. Račune za manje kupnje koje, na primjer, ne namjeravate koristiti za porezne olakšice, obično biste trebali čuvati sve dok niste sigurni da nećete vratiti artikle na računu. Međutim, ako imate račune za veće kupnje, možda biste ih željeli zadržati dulje, pogotovo ako su artikli pod jamstvom. Kada imate novčani račun sa predmetima koje ćete koristiti ili ste koristili za porezni odbitak, tada biste ih obično trebali čuvati do šest ili sedam godina.
Novčani račun je obično potvrda o artiklu ili predmetima koji su plaćeni gotovinom, a ne ček ili kreditna kartica. Količina vremena koje trebate čuvati ovu vrstu računa često ovisi o stavkama na računu i razlozima zbog kojih biste je htjeli zadržati. Ako na računu imate samo manje kupnje, kao što su artikli ispod 100 USD (USD), tada biste obično trebali čuvati račun samo do isteka roka za povrat za te artikle ili dok ih ne potrošite. Novčani račun za namirnice, na primjer, treba čuvati samo dok ne iskoristite namirnice.
Ako imate račun s većim kupnjama na njemu, kao što je račun za elektroničku opremu koja košta više od 100 USD, tada ga možete zadržati tijekom trajanja jamstva na taj artikl. To vam omogućuje da dokažete da ste kupili predmet ili predmete, iako to nije uvijek potrebno za jamstva za sve artikle. Novčani račun također možete koristiti kao dokaz o kupnji ako proizvod trebate vratiti u roku za povrat tvrtke od koje ste ga kupili.
Novčani račun s jednim ili više artikala koje koristite kao odbitak za porez obično treba čuvati dulje od jamstvenog roka. U većini situacija u SAD-u može vas revidirati Internet Revenue Service (IRS) do tri godine nakon što prijavite porez, iako neke situacije mogu dopustiti reviziju u roku od šest godina. To znači da biste trebali čuvati novčani račun za sve stavke koje tražite kao porezni odbitak do šest ili sedam godina, u slučaju revizije.