Koliko je vremena poželjno držati papirnate račune ovisi o tome čemu služe i kako će se koristiti. Neke treba čuvati zauvijek, druge sedam godina, a neke tek toliko da se zabilježe trošak. Može pomoći čuvanje omotnica za različite vrste potvrda kako biste ih učinkovito pratili i osigurali da ne izmaknu kontroli u sustavu arhiviranja.
Ako će se potvrda koristiti za potraživanje poreza, treba je čuvati do isteka roka zastare na porezne teme. U Sjedinjenim Državama porezni obveznici imaju tri godine da izvrše ispravak svojih poreza u dobroj vjeri, ali Internal Revenue Service ima rok od šest godina da ospori prijave iz prethodne godine. Preporučljivo je u tim slučajevima čuvati papirnate račune sedam godina, tako da će po potrebi biti dostupni. To uključuje sve dokaze o prihodima, kupnjama, troškovima i ulaganjima.
Papirnate potvrde za doprinose na račune za mirovinu treba čuvati zauvijek kako bi se pružio dokaz o depozitima. Isto tako, može biti preporučljivo čuvati papirnate potvrde o plaćanju zajmova zauvijek ili dok zajam ne bude u potpunosti isplaćen i zajmodavac ne izda pismo u kojem to navodi. Za kupnju kao što su dionice i imovina, kupci bi trebali čuvati račune sve dok ne prodaju imovinu, a u tom trenutku mogu odbaciti dokumentaciju. Stavke iz plaća i drugih plaćanja treba čuvati godinu dana radi provjere u odnosu na službene porezne izvještaje, a mogu se odbaciti ako je prihod ispravno prijavljen.
Ako papirnati računi nisu potrebni za pružanje informacija za porezne kupnje ili dokazivanje plaćanja, dobra je ideja čuvati račune za transakcije kreditnom i bankovnom karticom dva mjeseca. Ove se potvrde mogu provjeriti u odnosu na izjave i zatim odbaciti. Ako postoji spor, originalni račun može pomoći da se stvar razjasni, jer će pružiti informacije o tome kada i gdje je kupnja obavljena i koliko je trebala koštati. Kod novčanih primitaka potrebno ih je samo čuvati dovoljno dugo za evidentiranje troška.
Zaposlenici i drugi koji koriste račune za traženje naknade za poslovne troškove trebaju napraviti kopije svojih računa i zadržati te kopije kada predaju izvornike. Ako postoji pogreška ili spor s nadoknadom, kopirane potvrde će pružiti važan dokaz. To također može biti korisno ako se nadređeni žali na troškove, jer zaposlenik može pokazati detaljan pregled svih nedavnih izdataka. Zaposlenici bi ovu dokumentaciju trebali čuvati godinu dana.