Ljudi često dobivaju proturječne informacije o duljini vremena u kojem bi trebali zadržati poništeni ček. U nekim slučajevima mogu postojati različita pravila koja se primjenjuju na pojedince u odnosu na poslovne subjekte, ali općenito se većina papirnatih čekova može riješiti nakon što se pomire s vašim mjesečnim bankovnim izvodom. Postoji nekoliko iznimaka, a većina njih se odnosi na vođenje točne evidencije za porezne svrhe. Ovisno o vrsti troška, neke poništene čekove potrebno je čuvati samo godinu dana, a druge najmanje sedam godina.
Ček koji ste napisali smatra se poništenim kada se sredstva povuku s vašeg bankovnog računa. Stvarni ček obično je žigosan ili na drugi način označen kao poništen, au nekim slučajevima se vraća vama. U suprotnom biste mogli dobiti fotokopiju ili imati pristup informacijama na mreži – ova se praksa banke obično naziva zadržavanjem čeka, skraćivanjem ili čuvanjem. Možda uopće nećete morati čuvati papirnate izvode ili čekove ako im imate pristup putem interneta ili ako zatražite kopije od banke. Mnogi ljudi smatraju da im ovi postupci pomažu u kontroli nereda papira.
Neke potencijalne situacije u kojima biste morali zadržati poništeni ček mogu uključivati pružanje istog kao dokaza o kupnji neispravnog artikla ili dokaza o plaćanju računa. Što je još važnije, neke poništene čekove treba čuvati kao dio vaše porezne evidencije, poput onih za odbitne troškove. Većina financijskih stručnjaka preporučuje arhiviranje poništenog čeka najmanje sedam, a najviše deset godina. Za stanovnike SAD-a to im može pomoći da zaštite svoje podatke i osiguraju dokumentaciju ako ih revidira Internal Revenue Service (IRS).
Ostali poništeni čekovi, poput onih za rutinska plaćanja, obično se mogu odbaciti nakon tri godine – najviše. Neke će, međutim, možda trebati spremiti kako bi se, na primjer, dokumentirali troškovi povezani sa zdravstvenom njegom u svrhe osiguranja. Osim toga, vlasnicima kuća često se savjetuje da zadrže otkazane čekove vezane uz poboljšanje doma sve dok posjeduju svoju imovinu.
Postoje neki nedostaci ako kao dokumentaciju imate samo poništeni ček. U nekim slučajevima ček pokazuje koliko je i kome plaćeno, ali ne ukazuje na specifičnosti onoga što je kupljeno. Zbog toga može biti teško opravdati određene poslovne troškove i otpisati ih za porezne svrhe. Stoga bi moglo biti od pomoći čuvati račune i druge popratne dokumente kao dodatne informacije. Kada više nisu potrebni, čekove i druge papire obično treba usitniti kako bi se izbjegla prijevara s identitetom.