Mnogo je sporova oko toga koliko dugo trebate voditi poreznu evidenciju i što treba uključiti u te evidencije. Je li spremanje povrata dovoljno ili trebate zadržati kopije W-2, potvrde o troškovima i bilo koje obrasce podnesene uz porezna izvješća ili 1040? Naći ćete mnogo različitih odgovora ako ovo pitanje postavite na internetu.
Porezna uprava preporučuje da čuvate poreznu evidenciju i papirologiju tri ili četiri godine od datuma podnošenja prijave. Oni mijenjaju ovu izjavu ako dugujete novac koji ne možete odmah platiti. Ako dugujete zaostale poreze ili ih plaćate, Porezna uprava predlaže da svoju poreznu evidenciju čuvate četiri godine nakon posljednje uplate. Priznaju da bi neke tvrtke, pojedinci i slično mogli htjeti vidjeti vaše podatke od prethodnih godina do datuma od četiri godine.
Nešto je problem s prijedlogom porezne uprave. Imaju deset godina da pronađu greške u vašim porezima i naplate sve iznose koje ste možda premalo platili. Općenito, Porezna uprava neće gledati tako daleko unatrag, pa neki financijski stručnjaci predlažu da držite porezne evidencije, potvrde, W-2 i tako dalje sedam godina. Ovaj kompromis izgleda pomalo glup. Ako vas Porezna uprava tehnički može pozvati na odgovornost za poreze koje ste podnijeli prije deset godina, činilo bi se razboritim zadržati obrasce i dr. deset godina. Čak i ako nije vjerojatno da će vam trebati povrat iz prethodnih deset godina, bilo bi dobro imati tu informaciju ako vam ikada zatreba.
Drugi se razlikuju i smatraju da porezne evidencije treba uvijek voditi. Možda ima smisla u ovom prijedlogu, posebno u zadržavanju W-2. Razlog zbog kojeg se možda želite držati W-2 jasno je naveden kada primite godišnja izvješća o tome koliko socijalnog osiguranja imate pravo kada odete u mirovinu. Ako ste platili više socijalnog osiguranja nego što procjenjuje Uprava za socijalno osiguranje, možda ćete imati pravo na nešto veće mirovine. U najmanju ruku, planiraj provjeriti W-2 ili 1099 razno. obrazaca protiv izvješća o socijalnom osiguranju kako biste bili sigurni da niste kratkotrajni.
Porezna evidencija može biti potrebna za brojne stvari. Kada podnesete zahtjev za studentski zajam ili financijsku pomoć za školu za sebe ili djecu, možda ćete morati dostaviti kopije izvještaja za nekoliko godina. Ako je vaša porezna dokumentacija za tvrtku, možda će vam ove informacije trebati kako biste ih u potpunosti otkrili javnosti. Najbolje je pogriješiti na strani opreza i čuvati zapise dulje nego što je potrebno. Jednostavan ormarić za datoteke s dvije ladice lijepo će čuvati dokumente i pripadajuću papirologiju i razumno je ulaganje kako biste mogli sigurno čuvati svoje dokumente.