Kao bitnu ulogu u procesu medicinskog kodiranja, medicinski koder odgovoran je osigurati da svi zahtjevi za dijagnostiku i krvne pretrage koje izdaje liječnik sadrže korištenje standardnog medicinskog kodiranja koje priznaju pružatelji zdravstvenog osiguranja. Uz pojavljivanje na zahtjevima za testiranje koje su odobrili liječnici, isti se skup kodova koristi za kodiranje svih zahtjeva koji se generiraju i predaju davatelju zdravstvenog osiguranja. Funkcija medicinskog kodera je osigurati da se koriste ispravni kodovi kako bi se provelo ispravno testiranje, a osiguravajuće društvo može brzo i učinkovito pregledati i obraditi primljene zahtjeve.
Koderi zdravstvenih informacija često funkcioniraju kao dio tima liječničke ordinacije. Voditelj ureda može biti osoba obučena za korištenje kodova, ili to može biti odgovornost koja je delegirana asistentu koji komunicira s različitim laboratorijima i ustanovama za medicinsko testiranje koje liječnik odluči koristiti. Budući da je popis korištenih kodova univerzalan, ovo obično nije težak proces, iako zahtijeva talent za obraćanje velike pažnje na detalje. Neprimjena odgovarajuće medicinske šifre na traženo testiranje može značiti kašnjenje u preciznoj dijagnostici stanja pacijenta, kao i možda dovesti do odbijanja medicinskog zahtjeva od strane osiguravajućeg društva.
Pojedinac obučen kao medicinski koder također može raditi za laboratorij, gdje može pregledati zahtjeve za testiranje i provjeriti je li sve u redu prije nego što se testovi provedu. Unutar tog kapaciteta, medicinski šifrant će često blisko surađivati sa svojim kolegama u liječničkim ordinacijama, provjeravajući s liječnikom u slučaju da se čini da nešto nije u redu s papirologijom. To može pomoći da se eliminiraju kašnjenja u plaćanju laboratoriju, pa je trud često vrijedan vremena utrošenog na pregled.
Na razini osiguravajućeg društva, šifranti medicinske dokumentacije će provjeriti jesu li kodovi priloženi zahtjevima valjani kodovi prije nego što se papiri predaju na daljnji pregled. To je važno jer većina pružatelja osiguranja ili interno koristi isti skup medicinskih kodova ili ima unakrsni grafikon koji povezuje interne kodove sa skupom medicinskih kodova koji se koriste izvana. Kada stručnjak za kodiranje uoči nevažeći kod, pregled zahtjeva se odmah zaustavlja, a zahtjev se vraća autoru.
Koderi/apstraktori koji rade za pružatelje zdravstvenog osiguranja zaduženi su da osiguraju da se resursi ne troše na odštetu koja u konačnici neće biti plaćena ako se postupak ne može potvrditi da je pokriven prema uvjetima police osiguranika. Kako bi se osiguralo da se ispravni kodovi koriste u pravom kontekstu, medicinski koder je važna pozicija u nekoliko ključnih koraka u procesu pružanja zdravstvene administracije.