Za tvrtke koje svojim zaposlenicima nude plan štednje od 401k za umirovljenje, administrator od 401k može igrati ključnu ulogu u uspjehu samog plana. Osnovne dužnosti administratora 401k uključuju obrazovanje i podršku zaposlenika, planiranje proračuna i upravljanje fondovima. Osoba koja upravlja administracijom plana može biti zaposlenik u kući, predstavnik pružatelja usluge 401k ili treća strana.
Administrator 401k je osoba izravno odgovorna za pružanje edukacije i podrške planiranju svim zaposlenicima. To može uključivati provođenje treninga koji naglašavaju različite prednosti plana i pomoć u stvaranju i distribuciji planskih materijala i obrazaca za upis. Administrator 401k često postaje glavna osoba tijekom otvorenog upisa, kada novi zaposlenici prvi put ulaze u plan ili kada postojeći članovi plana imaju potrebu unijeti izmjene u detalje svog trenutnog plana. Administrator je također zadužen za priopćavanje novih donesenih zakona i propisa koji mogu utjecati na način na koji se plan postupa.
Troškovi izvođenja samog plana 401k također može upravljati administrator 401k. Osoba u ovoj ulozi često će imati izravnu riječ o mnogim stavkama koje utječu na operativne troškove plana, uključujući ponuđene pogodnosti plana, dostupnost određenih sredstava u planu i dodjeljivanje različitih troškova plana zaposleniku, plan ili kombinacija oboje. Dok dodatne pogodnosti i niski troškovi zaposlenika mogu dobro djelovati na podizanje razine sudjelovanja, smanjene beneficije i povećani troškovi zaposlenika pomažu da troškovi tvrtke budu pristupačni.
Što se tiče upravljanja fondovima, administrator 401k radi izravno s pružateljem plana kako bi odredio koji od brojnih raspoloživih investicijskih fondova treba ponuditi zaposlenicima. To igra veliku ulogu u doprinosu troškovima plana i također služi kao odlučujući čimbenik u razini zadovoljstva koju zaposlenici imaju s njihovom ponudom fondova. Iako postoji mnoštvo investicijskih fondova koje možete izabrati koji nude dosljedno veće povrate od drugih, ti isti fondovi često imaju veće troškove ulaganja povezane s njima. Administrator 401k također mora biti siguran da uključuje niz izbora fondova s niskim rizikom i niskim povratom, prvenstveno za zaposlenike koji radije ulažu svoju ušteđevinu opreznije.
Plan 401k može imati od jednog do tri administratora plana. Srednje tvrtke često će odlučiti zadržati ovu ulogu u svojoj kući, nudeći zaposlenicima izravan pristup uslugama koje pruža administrator. Veće tvrtke, s druge strane, često se obraćaju tvrtkama trećih strana kako bi osigurale administratora plana, smanjujući odgovornost koju tvrtka može imati s obzirom na način na koji se upravlja planom. Male tvrtke imaju tendenciju da se oslanjaju na administrativne usluge koje nudi njihov davatelj plana.