Administrativna vrijednost je procjena važnosti poslovne evidencije za svakodnevno poslovanje. Evidencije za koje se smatra da imaju administrativnu vrijednost čuvaju se u dosjeu ili se redovito koriste u poslovanju. Ova kategorizacija poslovnih zapisa pokreće politiku zadržavanja dokumenata tvrtke i može imati pravne implikacije u različitim okolnostima, kao što je odgovor na zahtjev za otkrivanje tijekom parnice ili nakon porezne revizije.
Poslovni zapisi su žila kucavica poslovanja. Papirnati trag transakcija način je na koji tvrtka ispunjava svoje državne obveze da dokaže usklađenost sa zakonom. Poduzeća su dužna dokumentirati prodaju kako bi potkrijepili plaćanje poreza na dohodak, kao i evidenciju o statusu zaposlenika kako bi dokazali podobnost za rad i dokazali odrađene sate. Politike i procedure obično su posvećene papiru, što stvara povijesni zapis promjena politika tijekom vremena.
Ovi zahtjevi, zajedno s internim potrebama i industrijskim standardima, znače da se svaki zapis koji tvrtka proizvodi mora procijeniti u odnosu na njegovu administrativnu vrijednost. Tvrtka utvrđuje je li zapis nešto što se mora ili treba čuvati određeno vrijeme, ili se može uništiti bez posljedica. Veće tvrtke obično će uspostaviti politiku zadržavanja dokumenata koja pomaže zaposlenicima u određivanju vrijednosti dokumenata tako da vrste poslovnih zapisa koje se čuvaju budu ujednačene u cijeloj tvrtki.
Manje tvrtke rijetko kreiraju formalnu politiku zadržavanja dokumenata, ali određivanje administrativne vrijednosti nije ništa manje važno u okruženju male tvrtke. Neadekvatno vođenje evidencije može dovesti do prekida poslovanja svake tvrtke. Na primjer, tvrtka koja sklapa ugovore o uslugama obično daje klijentu pravo revizije svoje evidencije o aktivnostima računa. Ako se ne vodi odgovarajuća administrativna evidencija, klijent može tužiti povrat izvršenih plaćanja. U okruženju maloprodaje, uspješna obrana tužbe protiv poskliznuća i pada mogla bi ovisiti o pisanim politikama i procedurama koje su zaposlenici primili kao dio svoje početne obuke za posao.
Administrativna vrijednost također igra ulogu u javnom kontekstu u nadzorne i povijesne svrhe. Javnost obično ima interes za svakodnevno djelovanje državnih dužnosnika i ureda, a neke zemlje imaju zakone koji javnosti daju pravo na pristup državnim zapisima, kao što je Zakon o slobodi informacija u SAD-u. Procjena administrativne vrijednosti često određuje koja se evidencija mora čuvati, a što se može usitniti u skladu sa zakonom. Bez ovog naglaska na vrijednosti određenih poslovnih dokumenata, izgubio bi se velik dio transakcijske povijesti poduzeća, agencija i organizacija.