Administrativni pomoćnik ima mnoge iste dužnosti kao i tajnik, uključujući tipkanje, arhiviranje, javljanje na telefone i vođenje bilješki na sastancima. Osim toga, on ili ona mogu također nadzirati logistiku ureda, surađivati s nadzornicima na važnim projektima i nadgledati tajnice. Iako je za rad na ovoj poziciji potrebno malo formalnog obrazovanja, izvršni asistenti ili oni koji rade u specijalističkim područjima možda će trebati dodatnu obuku.
Dužnosti
Dužnosti administrativnog pomoćnika često nadilaze tajničke zadatke i uključuju rukovanje logističkim stvarima za ured, kao što su naručivanje zaliha, rukovanje poštom i papirologijom koja ulazi i izlazi iz poslovanja te koordiniranje rasporeda ljudi. U mnogim je slučajevima on ili ona izvor informacija za javnost i kao takav ponekad djeluje kao “lice” tvrtke. Neki stariji asistenti također nadziru mlađe asistente ili tajnike, u kojem slučaju će možda trebati sastavljati periodična izvješća o radu ili prezentacije. Mnogi ljudi na ovoj poziciji također pomažu u osposobljavanju novog osoblja, osobito ako će obavljati administrativne poslove. Administrativni pomoćnik također treba neka praktična znanja, poput rada s raznolikom uredskom opremom.
Skup vještina
Ljudi koji rade na ovoj poziciji moraju biti izuzetno dobri s detaljima i sposobnim se nositi s mnogim zadacima istovremeno, budući da su često odgovorni za rasporede više ljudi i mogu nadzirati napredak nekoliko projekata odjednom. Također bi trebali biti dobri s ljudima, jer posao zahtijeva puno interakcije s ljudima u uredu, kao i s klijentima. Mogućnost prosuđivanja i samostalnog rada također je važan dio posla, budući da je administrativni pomoćnik osoba koja vjerojatno zna koji su dokumenti važni, a koji se mogu odbaciti, koji e-mailovi mogu biti obrađeni u uredu razini i koje je potrebno proslijediti višem rukovodstvu i kako razraditi lanac zapovijedanja da bi se stvari obavile. Povrh svega toga, administrativni pomoćnici moraju biti artikulirani, dobri u pisanju i dobri s tehnologijom, jer se često od njih traži da odgovaraju na poštu, lektoriraju dokumente i rade s bazama podataka.
Specijaliteti
Administrativni pomoćnici mogu se specijalizirati za određeni odjel u organizaciji, poput ljudskih resursa ili IT-a, iako je to češće u većim organizacijama. Izvršni administrativni asistenti rade samo s višim menadžmentom u tvrtki. Oni mogu biti odgovorni za skup ljudi ili mogu raditi samo s jednim. U oba slučaja, pomoćnik je odgovoran za kontrolu pristupa rukovodiocima, dogovaranje putovanja i konferencija te interakciju s dobavljačima, rukovoditeljima drugih tvrtki i članovima uprave, uz redovite administrativne dužnosti. Općenito govoreći, što je viši izvršni direktor, to pomoćniku treba više vještina i iskustva.
Dodatno, administrativni pomoćnici mogu se specijalizirati u određenim područjima, poput medicine ili prava. Uz uobičajene dužnosti povezane s ovom pozicijom, on ili ona također obavlja poslove koji se posebno odnose na to područje. Na primjer, pravni asistent također može istraživati pravne presedane i pomoći u pripremi brifinga, dok medicinski asistent obično mora znati o naplati osiguranja ili laboratorijskim postupcima. Neki ljudi ovaj posao rade i od kuće preko telefona i interneta, u tom slučaju se zovu virtualni administrativni pomoćnici.
Trening
U mnogim slučajevima, osoba može početi raditi na ovom poslu sa završenom srednjom školom i određenim poslovnim i računalnim vještinama. Za specijalizirane pozicije, kao što je u medicinskom ili pravnom uredu, mora poznavati vokabular specifičan za to radno mjesto. Potvrda iz programa obuke, diploma suradnika ili certifikacija od strane priznate organizacije mogu pomoći kada je u pitanju zapošljavanje ili promaknuće.