Upravitelj obračuna plaća je osoba koja nadzire izdavanje obračuna plaća i vođenje evidencije o plaćama. Administratori obračuna plaća mogu imati različite kvalifikacije ovisno o veličini i prirodi posla. U maloj tvrtki, jedan računovodstveni stručnjak može rješavati sve računovodstvene potrebe, uključujući obračun plaća, plaćanja dobavljačima, obradu potraživanja i druga pitanja. U većim poduzećima može postojati odjel za obračun plaća koji nadzire kvalificirani račun s timom službenika, a u srednjim tvrtkama jedna osoba djeluje kao administrator obračuna plaća i usredotočuje se isključivo na obračun plaća.
Neki administratori plaća imaju srednju školu i uče na poslu. Drugi su prošli programe obuke i certificiranja kako bi stekli neke osnovne vještine poslovne administracije. Mnoge tehničke škole i fakulteti nude nastavu koja priprema ljude za karijeru u administraciji plaća. Više kvalifikacija može značiti veću plaću na početku, ali ne mora biti potrebno.
Administrator obračuna plaća prikuplja i provjerava podatke o mjerenju vremena i odgovoran je za izdavanje ispravnih i potpunih isplata plaća. U procesu generiranja plaća, administratori plaća moraju izvršiti zadržavanje po odbitku, uključujući poreze, dobrovoljne doprinose za programe beneficija i zabrane plaća. Ta se zadržavanja dokumentiraju na svakoj plaći kako bi zaposlenik mogao provjeriti jesu li točni.
Administratori obračuna plaća također vode evidenciju o starim podacima o plaćama. To će se koristiti za izradu poreznih dokumenata na kraju godine, kao i za pružanje referenci u slučaju spora oko plaće. Zaposlenici možda neće odmah primijetiti probleme kao što je isplata po krivoj stopi i može biti moguće da zaposlenik ospori zaostalu plaću koja je stara nekoliko mjeseci, zbog čega je kritično održavati dobro uređenu evidenciju kako bi se informacije mogle brzo izvući i provjeriti.
Ovaj posao obično zahtijeva poznavanje rada na računalu. Većina administratora plaća koristi računalne programe za generiranje plaća i možda će morati raditi s računovodstvenim softverom za unos podataka o plaćama. Također je uobičajeno vidjeti radna mjesta koja koriste kompjuterizirane sustave za mjerenje vremena, a administrator plaća mora biti upoznat sa sustavom mjerenja vremena i kako on funkcionira.
Stope plaća za ljude na ovim pozicijama variraju. Što netko ima više iskustva ili obuke, to može biti veća osnovna plaća. Rad za velike tvrtke može omogućiti pristup pogodnostima poput zdravstvenog osiguranja i mirovinskih planova koji mogu dodati vrijednost plaći. Budući administrator plaća možda će htjeti koristiti referentne stranice za plaće kako bi usporedio plaće koje se nude s trenutnom stopom u industriji i području.