Broj nabave jedinstveni je identifikacijski kod koji pruža informacije o tome kada je predmet dodan u zbirku kao što je muzej, knjižnica ili sličan izvor. Organizacije obično imaju vlastiti kod za akvizicione brojeve, a kada objekt promijeni vlasnika, dodijelit će mu se novi broj. Ovo je dio upravljanja zbirkama, umjetnost i znanost vođenja točnih, detaljnih i korisnih zapisa o predmetima u inventaru za dobrobit istraživača, vlasnika i drugih zainteresiranih strana.
Broj znamenki u broju nabave može varirati, a broj se može podijeliti na nekoliko segmenata, od kojih svaki nudi šifrirane informacije izvan vremena kada je stavka ušla u zbirku. Na primjer, knjižnica može koristiti kodove koji počinju s godinom, uključivati dvoznamenkasti kod koji specificira vrstu stavke, a zatim dodati tri ili više znamenki kako bi označio pojedinačni broj nabave. Broj poput 200912304, na primjer, može ukazivati na to da je predmet nabavljen 2009., da je akademski časopis i da je bio 304. časopis koji je dodan u zbirku te godine.
Neke zbirke umjesto toga koriste izraz “pristupni broj”. U oba slučaja, ovaj identifikacijski kod jedan je od prvih stavki povezanih s objektima kada dođu u posjed organizacije. Tehničar koji obrađuje predmet po dolasku će generirati broj nabave, dodati ga u zapis predmeta i označiti ga, ako je moguće. To bi moglo uključivati postavljanje naljepnice ili odašiljača na predmet ili izradu kustoske kartice koja ide uz nju ako se predmetom ne može izravno rukovati.
Moguće je potražiti stavke prema broju nabave kao i drugim parametrima, ako vas to zanima. Ovi brojevi mogu pružiti vrijedne informacije promatračima koji znaju šifru povezanu s njima. Također omogućuju organizacijama da brzo sortiraju baze podataka kako bi organizirale inventar na smislen način. Biostatičar, na primjer, može sortirati polja kako bi istaknuo sve proteine dodane u bazu podataka u određenoj godini.
Sustavi kodova za nabavu dizajnirani su da budu fleksibilni, kako bi omogućili prostor za proširenje zbirki i događaja poput ulaska u novo stoljeće, gdje bi dvoznamenkasti kod godine mogao izazvati zabunu. U muzeju koji je otvoren od 1700-ih, na primjer, šifra godine kao što je “18” može označavati bilo koji broj godina, kao što je 1918. ili 2018. U slučaju da se sustav treba rekonstruirati kako bi se prilagodio promjenama prirode organizacije, to može rezultirati dugotrajnim procesom kodiranja kako bi se starije stavke točno unijele u zbirku prema novom sustavu klasifikacije.