Analiza potrošnje je metoda koju tvrtke koriste za praćenje kako tvrtka troši novac, s krajnjim ciljem smanjenja potrošnje. Informacije o dobavljačima, kupnji i narudžbama se organiziraju, a zatim analiziraju za uzorke. Zbog ogromne količine uključenih informacija, većina tvrtki koristi specijalizirani softver za analizu potrošnje.
Proces prikupljanja i analize podataka teži je nego što se na prvi pogled čini. Kako bi analiza potrošnje bila učinkovita, moraju se uzeti u obzir svi aspekti obrazaca potrošnje poduzeća. Te se informacije obično pohranjuju u diskretnim računalnim sustavima unutar svakog odjela tvrtke. Podjele se mogu odvojiti i udaljenosti i jezikom. Prikupljanje svih ovih podataka i njihovo organiziranje u upotrebljiv format zahtijeva veliki utrošak vremena i novca.
Velik dio složenosti može se ukloniti korištenjem softvera za olakšavanje analize potrošnje. Prvi softver za analizu potrošnje stvoren je početkom 2000-ih. Iako je još uvijek vrlo skup, softver uklanja potrebu za ljudskim radom i stvara jednostavno sučelje za pristup dobivenim informacijama.
Softver radi povlačenjem podataka iz postojećih sustava za vođenje evidencije. To mogu biti jednostavne proračunske tablice, podaci iz skladišta ili drugi izvori. Ti se podaci zatim čiste, što znači da je formatiranje standardizirano, dupli zapisi se spajaju i pronalaze detalji koji nedostaju. Softver zatim klasificira podatke prema industrijskim standardima i standardima koje je odredila tvrtka. Stručnjaci za nabavu tada mogu pristupiti podacima za izvješća i analizu.
Jedan važan aspekt analize potrošnje je ocjenjivanje dobavljača. Analiza potrošnje može pokazati koji dobavljači dobivaju najviše novca od tvrtke. Tvrtka može upotrijebiti ove informacije za cjenkanje za bolje poslove ili ponovno pregovaranje o ugovorima. Većina tvrtki preferira dobavljače, dobavljače koji nude najbolju uslugu ili snižene cijene za kupnju na veliko. Analiza može otkriti da se zalihe ili usluge koje se trenutno kupuju od nepoželjnog dobavljača mogu kupiti od preferiranog dobavljača za manje.
Tvrtka također može kupiti slične zalihe ili usluge od nekoliko dobavljača. To je poznato kao fragmentirana roba. Novac se može uštedjeti jednom velikom kupnjom od jednog dobavljača umjesto nizom malih kupnji od nekoliko dobavljača.
Analiza potrošnje također pomaže da se identificiraju različita potrošnja. To se događa kada se vrše kupnje koje nisu pokrivene ugovorom. Bez ugovora, tvrtki se naplaćuje puna cijena, a ne cijena po dogovoru određena stalnim ugovorom s preferiranim dobavljačem. Ova vrsta potrošnje može tvrtku stajati mnogo novca tijekom vremena.