Zalihe često predstavljaju veliki trošak za trgovce na malo, proizvođače i druge tvrtke s operacijama temeljenim na zalihama. Analiza zaliha omogućuje upravljačkom timu tvrtke da otkrije nedostatke u sustavu i poboljša poslovanje. Postoje različiti aspekti ovog procesa. Vlasnici i rukovoditelji trebali bi pregledati računovodstveni sustav zaliha, interne kontrole i fizički protok robe. Analiza inventara također može zahtijevati dugotrajnog zaposlenika koji stalno pregledava proces inventara kako bi održao ispravne procedure.
U poslovanju su prisutne dvije vrste računovodstvenih sustava zaliha: trajni i periodični. Analiza inventara može pomoći tvrtki da odredi koju će koristiti i radi li trenutačni sustav ispravno. Stalni sustav ažurira glavnu knjigu tvrtke za svaku prodaju, kupnju ili prilagodbu stavki zaliha. Periodični sustav samo ažurira račun zaliha na kraju mjeseca. Prebrojavanje fizičkog inventara potrebno je za oba sustava, iako manje puta za trajni sustav.
Tijekom analize zaliha, tvrtka bi trebala pregledati svoj proizvodni proces kako bi odredila koji sustav koristiti. Pojedinačni serijski procesi ili pojedinačna roba proizvedena jedna po jedna često potpadaju pod stalni sustav. Česta ažuriranja računa inventara pomažu u praćenju financijskih podataka. Tvrtke koje proizvode velike skupove homogene robe obično koriste periodični sustav. Manje česta ažuriranja dobro funkcioniraju jer su vrste proizvedene robe obično iste.
Unutarnje kontrole su zaštitne mjere koje tvrtka postavlja radi zaštite zaliha. To uključuje unaprijed numerirane narudžbenice, sigurne fizičke lokacije za pohranu inventara i sigurnosne sustave ili kamere za praćenje zaliha u poslovanju. Zapošljavanje obveznika i odvajanje inventara među zaposlenicima također su interne kontrole. Analiza inventara utvrđuje funkcioniraju li postojeće interne kontrole ispravno i koje su interne kontrole potrebne za daljnju zaštitu zaliha. Interne kontrole se često razlikuju među tvrtkama jer koriste one specifične za njihovo poslovanje.
Fizički tijek inventara je još jedan aspekt analize zaliha. To uključuje pregled operacija zaliha od početka do kraja. Prakse naručivanja, primanja, skladištenja i prodaje zaliha treba pregledati kako bi se utvrdilo koliko dobro funkcioniraju. Ovaj proces također dobro funkcionira s identificiranjem problema interne kontrole. Ažuriranja načina na koji zaposlenici izvršavaju svaki zadatak u procesu inventara mogu pomoći tvrtki da osigura ovu imovinu.
Analiza zaliha ne bi trebala nužno biti rijedak proces u poslovanju. Tvrtke bi trebale aktivno provjeravati i često ažurirati procedure popisa kako bi osigurale da u praksi tvrtke ne postoji prijevara ili pronevjera. Postavljanje određenog rasporeda za analizu inventara također osigurava ispravan završetak zadataka od strane zaposlenika.