Prije nego što prodavač proda robu ili uslugu kupcu, može zahtijevati aplikaciju dobavljača. Ovaj obrazac može poslužiti dobavljaču u razne svrhe, ali najvažnija među njima bi bila utvrđivanje je li kupac prihvatljiv distributer za njihov proizvod i/ili određivanje treba li kupcu odobriti uvjete kreditiranja. Većina maloprodaje ne zahtijeva aplikaciju dobavljača, pa se ovaj članak usredotočuje na veleprodaju.
Većina proizvođača bilo kojeg proizvoda oslanja se na mrežu distributera kako bi svoje proizvode plasirali na tržište. Vjerojatno su ti distributeri morali ispuniti prijavu dobavljača prije nego što su mogli postati kvalificirani distributeri. Ovisno o potrebama proizvođača proizvoda, aplikacija dobavljača može postaviti bilo koji broj pitanja.
Ako je cilj aplikacije dobavljača saznati je li potencijalni distributer kreditno sposoban, aplikacija može tražiti bankovne podatke. To bi uključivalo broj bankovnog računa, iako je količina informacija koje banka može objaviti vrlo mala. Nasuprot tome, trenutni dobavljači mogu ponuditi obilje informacija u vezi s računom dobavljača. Dakle, aplikacija dobavljača može tražiti dvije ili više kreditnih referenci. Radilo bi se o tvrtkama od kojih potencijalni distributer već kupuje te bi tako mogli provjeriti kreditnu sposobnost potencijalnog distributera. Visoki kreditni rizici mogu zahtijevati plaćanje unaprijed, a niži kreditni rizici mogu se ponuditi neto rokovima od 30 ili neto 60 dana za plaćanje fakture, na primjer.
Ako je cilj aplikacije dobavljača saznati je li potencijalni distributer vrijedan distributera, aplikacija može tražiti popis dobavljača za koje potencijalni distributer prodaje svoje proizvode. To će dobavljaču dati neku ideju o vrstama proizvoda koje potencijalni distributer trenutno prodaje i o tome bi li novi proizvodi bili prikladni ili ne. Neki dobavljači neće dopustiti distributerima da prodaju konkurentske proizvode, pa bi to također moglo poništiti prijavu dobavljača.
U drugim slučajevima, aplikacija dobavljača mogla bi se odnositi na aplikaciju koju je zatražio kupac da bi dobavljač ispunio. To bi moglo biti da saznate je li dobavljač financijski stabilan prije kupnje od tvrtke. Ili bi to moglo biti da saznate je li dobavljač certificiran kao mala tvrtka, u manjinskom ili ženskom vlasništvu. To se obično odnosi na vladine ugovore, gdje se određeni postotak poslovanja mora dodijeliti tvrtkama koje proizvode proizvode iz poduzeća u vlasništvu žena, manjina ili malih poduzeća.