Rekordni arhitekt je tvrtka ili arhitekt pojedinac koji je naveden u građevinskoj dozvoli za građevinski projekt za koji su ugovoreni. Dozvola se dobiva slanjem zahtjeva, projektnih crteža i građevinskih specifikacija regulatornom tijelu nadležnom za područje na kojem će se gradnja odvijati. Može postojati više od jednog arhitekata ako različiti arhitekti planiraju raditi na jednom projektu. Velika tvrtka također može uspostaviti radni odnos s lokalnim arhitektom, čije bi se ime pojavilo na zahtjevu i dozvoli.
Posebne vještine mogu biti potrebne za gradnju u određenim područjima, kao što su ona koja su seizmički aktivna ili imaju specifičnu vrstu terena. Lokalni arhitekt može nadzirati rad projekta i stoga postaje arhitekt zapisnika. U Sjedinjenim Državama, na primjer, takav status znači da tvrtka ima kontrolu nad projektom, prema Nacionalnom vijeću arhitektonskih odbora za registraciju (NCARB). NCARB zahtijeva od arhitekata da se pobrinu da se poštuju odgovarajući zakonski zahtjevi za registraciju, čak i kada predaju pripremu dokumenata. Također navodi kriterije za odgovornost u njihovoj kontroli nad projektima.
Prema smjernicama NCARB-a, arhitekt evidencije uvijek treba imati kontrolu nad onim što ulazi u dokumente, poznaje sadržaj i biti profesionalan u njihovoj pripremi. Također bi trebali voditi evidenciju kako bi bili sigurni da su ti kriteriji ispunjeni najmanje pet godina. Ističe se i kvaliteta komunikacije, a uz utvrđivanje građevinskih dozvola treba uspostaviti komunikaciju putem e-pošte između svih strana uključenih u projekt.
Arhitekt bi također trebao biti otvoren za dijeljenje tehničkih datoteka putem poslužitelja protokola za prijenos datoteka (FTP) za najbržu komunikaciju. Sastanci i recenzije putem interneta najbolji su način da sve strane budu u tijeku s projektima. NCARB Model zakona i propisi vode arhitekte o tome kako slijediti ova pravila kada se dokumenti pripremaju negdje drugdje. Arhitekt zapisa također mora uvijek biti odgovoran za profesionalno rukovanje svojom dokumentacijom.
Svaki arhitekt rekorda također je odgovoran za osiguravanje da su svi sigurnosni kodovi ispunjeni tijekom projekta. To vrijedi jesu li oni primarna tvrtka za projekt ili su ugovoreni s većom arhitektonskom tvrtkom. Bez obzira na kontrolu nad vođenjem evidencije, većina država u Sjedinjenim Državama primijenila je standard NCARB, a neke su dodale zahtjeve koji definiraju kako se arhitekt zapisa identificira na dokumentima.