Automatizacija poslovnih procesa ili BPA strategija je koja se koristi za optimizaciju i pojednostavljenje osnovnih procesa koji se koriste za poslovanje, koristeći najnoviju tehnologiju za automatizaciju funkcija uključenih u provođenje tih procesa. Ideja iza BPA je omogućiti poduzeću da dobije najveću korist korištenjem svih raspoloživih resursa na najbolji mogući način, uz zadržavanje operativnih troškova što je moguće nižima. Na taj način omogućuje se poslovanju da generira veći profit i postigne razinu stabilnosti koju bi bilo teško ostvariti bez upotrebe automatizacije.
Iako postoji niz različitih pristupa automatizaciji poslovnih procesa, većina strategija identificira tri bitne faze koje se moraju dogoditi da bi automatizacija bila uspješna. Prva faza je poznata kao orkestracija. Tijekom ove faze, menadžeri rade sa stručnjacima za automatizaciju, kao što su programeri informacijske tehnologije, kako bi procijenili potrebe poslovanja, istražili specifičnosti svakog sektora poslovanja i utvrdili gdje tehnologija može pojednostaviti korake uključene u svaki od tih sektora. . Tijekom orkestracije, sve uključene strane također nastoje utvrditi kako svaki sektor može biti učinkovitije međusobno povezan korištenjem pravog hardvera i softvera, te zauzvrat imati pozitivan utjecaj na ukupni proizvodni napor. Ovdje se definira strategija automatizacije i priprema za implementaciju unutar kulture tvrtke.
Nakon orkestracije, sljedeća faza automatizacije poslovnih procesa poznata je kao integracija. Tijekom ove faze, svaki odjel unutar tvrtke postepeno se upoznaje s novom tehnologijom. Nakon što napredak bude na mjestu i funkcionira, rješava se sljedeći odjel u procesu implementacije, a slijed se nastavlja sve dok svi sektori tvrtke ne budu uključeni u automatizaciju. Ovaj inkrementalni pristup omogućuje brzo identificiranje i implementaciju svih nepredviđenih operativnih problema koji se materijaliziraju na razini svakog odjela, prije proširenja automatizacije na više odjela. U idealnom slučaju, to znači da kada je implementacija završena, svaki odjel povoljno reagira s povećanom produktivnošću kao rezultatom novih automatiziranih procesa.
Završna faza automatizacije poslovnih procesa ponekad se naziva dinamička integracija ili izvršenje. Ovo je faza u kojoj se sada uspostavljeni automatizirani procesi unutar svakog odjela dodatno integriraju kako bi se podaci pružili drugim odjelima. Na primjer, u potpuno funkcionalnoj situaciji automatizacije poslovnih procesa, podaci iz odjela prodaje automatski teku na račune potraživanja, koji zauzvrat dijeli podatke o fakturiranim narudžbama s prodajom, različitim razinama upravljanja i ostalima unutar organizacije kojima je potreban pristup tim podacima. . Izvršenje na ovoj razini također stvara dvosmjerni protok podataka, omogućujući prodavačima i voditeljima prodaje da jednostavno dobiju podatke o narudžbama koje su postavili njihovi kupci, uključujući datume isporuke, datume fakturiranja i kada su ti računi plaćeni.
Poduzeća bilo koje veličine mogu imati koristi od korištenja automatizacije poslovnih procesa. Pod pretpostavkom da automatizirani procesi pomažu u obavljanju funkcija na način koji je učinkovitiji od ručnih procesa, tvrtka snižava operativne troškove i pozicionirana je za pružanje proizvoda po nižoj cijeni. To zauzvrat znači da se od svake prodane jedinice ostvaruje veći profit, što je faktor koji je važan za uspjeh gotovo svakog poslovnog poduzeća.