Automatizirana naplata je radnja u kojoj se fakturiranje za robu i usluge odvija bez potrebe za ručnom izradom računa. Mnogi sustavi naplate ovog tipa pružaju mogućnost generiranja i slanja elektroničkih kopija računa kupcima. Korištenje ove vrste softvera za naplatu omogućuje učinkovitije upravljanje procesom fakturiranja, štedeći poduzeću i vrijeme i novac.
Postoji nekoliko značajki koje su zajedničke softveru za automatsku naplatu. U većini slučajeva, softver je dizajniran da omogući izradu profila kupaca koji sadrže sve podatke potrebne za točnu pripremu računa. Ovi podaci će uključivati ime kupca, adresu za naplatu, kontakt za naplatu i adresu e-pošte ako se faktura šalje elektroničkim putem. U većini slučajeva, automatizirani program naplate prikupljat će podatke iz drugih izvora koji se odnose na korištenje korisnika ili će omogućiti ručni unos narudžbi nakon što se ispune. Procesi unutar sustava naplate zatim primjenjuju odgovarajuće stope za svaku narudžbu i kreiraju fakturu.
Ovisno o tome kako je konfiguriran automatizirani sustav naplate, faktura se može ispisati, zajedno s pratećom kuvertom, odmah nakon generiranja računa. Međutim, moguće je postaviti softver tako da se računi automatski ispisuju u određeno doba dana. Postoje čak i neki primjeri softvera koji će potaknuti strojeve da presavijaju fakturu, umetnu je u unaprijed adresiranu omotnicu i zapečate omotnicu. Kada se e-pošta koristi kao medij za isporuku, sustav može ubrzati isporuku odmah nakon generiranja fakture ili upravljati postupkom e-pošte u određeno doba dana, pristup koji vlasnicima tvrtki omogućuje ispitivanje faktura prije nego što se pošalju.
Elektronički sustavi naplate ovog tipa ponekad uključuju mogućnost primanja i primjene plaćanja na nepodmirene fakture. Na primjer, fakture e-poštom mogu sadržavati ugrađenu vezu koja omogućuje kupcu da odmah izvrši plaćanje nakon primitka i pregleda fakture. Umjesto da zahtijeva od pojedinca da primi uplatu i ručno je unese u bazu podataka Potraživanja, softver prepoznaje plaćanje, primjenjuje ga na odgovarajući broj fakture i oduzima taj iznos od stanja korisničkog računa.
Automatizirana naplata funkcionira vrlo dobro u situacijama kada kupac ima trajni nalog ili postoji periodično plaćanje koje se mora zahtijevati na tjednoj ili mjesečnoj bazi. Uz ovu aplikaciju, sustav se može konfigurirati tako da automatski generira trajne ili ponavljajuće račune odgovarajućim kupcima, čime se eliminira potreba da jedan ili više zaposlenika provedu sate na ovom zadatku koji se ponavlja. Krajnji rezultat je da se osoblje može koristiti za različite funkcije, što omogućuje da radni dan bude produktivniji, a time i isplativ.
Korištenje automatiziranog naplate danas je uobičajeno za tvrtke svih veličina. Vrste poslovanja u rasponu od telekomunikacija do online maloprodajnih trgovina imaju koristi od korištenja ove vrste softvera. Uštedajući vrijeme i resurse tvrtke, tvrtke su u mogućnosti zadržati troškove niže i tako ostati konkurentnije.