Automatizirana pošta je poslovni alat koji omogućuje obradu velikih količina pošte s relativnom lakoćom. Neke tvrtke koriste opremu i osoblje za rukovanje obradom pošte u ovom opsegu, dok druge tvrtke predaju ove funkcije dobavljačima koji se posebno usredotočuju na rukovanje kampanjama izravne pošte, redovitu distribuciju poštanskih pošiljaka klijentima i druge projekte u tijeku. Smisao automatizirane pošte je brzo i učinkovito obraditi poštu, čime se smanjuju troškovi povezani s stvaranjem i distribucijom svake jedinice.
Jedan primjer korištenja automatizirane pošte je stvaranje i izvođenje kampanje izravne pošte. Kako bi se ubrzao proces slanja velikih količina promotivnih komada kao što su pisma ili razglednice, autor će često koristiti elektroničke metode za adresiranje, sortiranje i na drugi način pripremiti dijelove za slanje. To uključuje skeniranje pošte, izradu pratećih faksova i poruka e-pošte kao dio kampanje i distribuciju ovih elektroničkih formata zajedno s izravnom poštom.
Računalni softver koristi se za generiranje poštanskih naljepnica ili za ispis imena i adresa primatelja na samim komadima. Strojevi za sortiranje omogućuju odvajanje komada po poštanskom broju, što zauzvrat olakšava korištenje tarifa za masovnu poštu. Mnoge strategije automatizirane pošte također koriste tehnologiju laserskog ispisa za primjenu odgovarajuće količine poštarine kao dijela procesa razvrstavanja, omogućujući da komadi budu spremni za slanje u relativno kratkom vremenskom razdoblju.
Prednost automatizirane pošte je u tome što je moguće pripremiti i poslati desetke tisuća poštanskih komada u djeliću vremena potrebnog za pripremu istih komada ručno. Ovisno o prirodi pošiljaka, korištenje automatiziranih alata omogućilo bi tvrtki da obradi više komada u jednom satu nego što bi tim od deset do petnaest ljudi mogao obraditi u nekoliko radnih dana. To znači znatne uštede za tvrtku, kao i oslobađanje vrijednih kadrovskih resursa da se usredotoče na druge važne aspekte poslovanja.
Dok neke tvrtke odlučuju stvoriti vlastito postrojenje za razvrstavanje pošte unutar tvrtke, druge se odlučuju koristiti automatizirane usluge pošte za rukovanje svojim kampanjama izravne pošte i drugim masovnim slanjem pošte. Mnoge od tih tvrtki vode popise za svoje klijente, kao i dokaze o dokumentima pripremljenim za prethodne kampanje. To klijentu omogućuje brzo sastavljanje nove kampanje izravne pošte koristeći elemente iz prethodnih masovnih slanja, uz relativno male troškove. Budući da mnoge od ovih usluga naplaćuju paušalnu cijenu po komadu koja uključuje ispis, provjeru, adresiranje, prijavu poštarine, pa čak i dostavu u poštanski ured, vrlo je lako izračunati trošak projekta slanja u nekoliko minuta.
Još jedna prednost korištenja automatizirane usluge pošte je da mnogi nude popuste na količinu. Kako kupac odluči poslati više primjeraka istog komada, stopa po slanju se smanjuje. To može omogućiti tvrtkama da dodatno preciziraju svoje troškove za izravno oglašavanje putem pošte, ili čak i za slanje poštanskih komada postojećim kupcima na stalnoj osnovi.