Tijek rada sastoji se od faza kroz koje tvrtka ili zaposlenik prolazi kako bi svojim klijentima pružio proizvod ili uslugu. Automatizirani tijek rada je kada su ove faze potpomognute računalima ili drugim strojevima. Kako bi se proces tijeka rada automatizirao, najprije se moraju rastaviti koraci koji su uključeni u proces. Nakon što tvrtka čvrsto shvati svaki korak procesa tijeka rada, stvaranje automatiziranog tijeka rada uključuje unos procesa tijeka rada u softver za upravljanje tijekom rada, koji zatim automatizira proces.
Primarne prednosti automatiziranog tijeka rada su da zaposlenicima štedi radno vrijeme, a time i novac tvrtke. Softver za automatizirani tijek rada ima mogućnosti izvješćivanja, tako da tvrtka može identificirati kada joj je potrebno dodatno osoblje da bi se nosilo s radnim opterećenjem ili kada tvrtka ima više zaposlenika nego što radi za njih. Automatizirani tijek rada eliminira ručne procese unosa podataka ili predaje datoteke sljedećoj osobi koja treba raditi na datoteci. Umjesto toga, nakon što je prvi zadatak dovršen, automatizirani sustavi tijeka rada upozoravaju sljedeću osobu na sljedeći zadatak, a svi uključeni u proces imaju pristup istim informacijama.
Jedan primjer automatiziranog tijeka rada koji se koristi je bolnički. S automatiziranim tijekom rada, kada recepcionar provjerava pacijenta u sustav u čekaonici, medicinska sestra prima upozorenje na računalo da pacijent čeka i u kojoj sobi. Nakon što medicinska sestra prikupi podatke od pacijenta i unese ih u računalo, liječnik dobiva upozorenje o pacijentu i u kojoj sobi pacijent čeka. Kada medicinska sestra i liječnik unesu podatke, automatizirani tijek rada generira informacije natrag do recepcionara, koji upravlja opterećenjem pacijenata.
U ovom primjeru, automatizirani tijek rada štedi osoblje od unosa podataka o pacijentu u računalni sustav ili karton pacijenta više puta – kada recepcionar provjerava pacijenta, kada medicinska sestra vidi pacijenta i ponovno kada liječnik vidi pacijenta. Time se skraćuje vrijeme čekanja pacijenata, jer nakon što recepcionar unese podatke o pacijentu prilikom prijave, podaci se automatski prebacuju na računalo medicinske sestre i ponovno na liječnika nakon što medicinska sestra unese sve dodatne informacije o pacijentu. Ovaj automatizirani tijek rada pruža bolnici veću učinkovitost i u konačnici omogućuje bolju skrb za pacijente.