Što je Bates numeriranje?

Batesovo numeriranje je praksa u kojoj su dokumenti obilježeni nizovima znakova za identifikaciju na sekvencijalni način kako bi se lakše pratili. Mogu se koristiti samo brojevi ili se može primijeniti alfanumerički Batesov sustav numeriranja. Ne postoji utvrđena metoda za korištenje ove prakse i ljudi mogu razviti vlastite kodove i nizove za internu upotrebu. Zbirkama dokumenata s Batesovim numeriranjem lakše je upravljati jer ljudi mogu lako identificirati dokumente koji nisu u slijedu i druge probleme.

Ovaj izraz je izveden iz patentiranog uređaja, Batesovog automatskog numeričkog stroja, koji se nekoć naširoko koristio za istoimeni postupak. Ovaj stroj je bio žig sa setom valjaka koji bi se automatski pomicao nakon svakog otiska, dopuštajući ljudima da pečate dokumente tijekom obrade uzastopnim numeričkim kodovima. Ljudi i dalje koriste pečate za ručno Batesovo numeriranje, a mnogi računalni programi također nude ovu funkciju, stvarajući trajni zapis pri vrhu ili dnu svakog dokumenta, bilo da je generiran u programu ili skeniran iz drugog izvora.

Liječnici i pravni stručnjaci najvjerojatnije će koristiti ovu tehniku. Često imaju velike zbirke radova koji se odnose na jedan slučaj i trebaju način da ih prate. Ako se dokumenti izgube ili sakriju, to bi moglo ugroziti medicinske ili pravne slučajeve. Uz Batesovu numeraciju, lako je reći kada postoji problem s zbirkom dokumenata. Nadalje, brojevi se mogu koristiti za stvaranje indeksa kako bi se olakšalo pretraživanje dokumenata, jer se popis može izraditi s numeričkim referencama.

Neki uredi imaju interne kodove koje koriste kao osnovu za svoje Batesove numeracije kako bi se olakšalo praćenje slučajeva. Mogli bi koristiti sustav crtica, gdje svaki dokument počinje nizom brojeva i slova za identifikaciju slučaja, nakon čega slijedi pojedinačni Batesov broj. Odvjetnička tvrtka može koristiti šifru poput 201112 da naznači da je slučaj 12. koji je tvrtka prihvatila u 2011., nakon čega slijedi Batesov broj za identifikaciju određenog dokumenta, kao u 201112-1234, koji će slijediti u nizu do 201112- 1235. Oba ta broja također bi se mogla navesti u indeksu s podacima o sadržaju pojedinih dokumenata.

Ljudi koji nisu liječnici i odvjetnici mogu koristiti Batesovu numeraciju i može biti od pomoći za organiziranje zbirki dokumenata i datoteka. Potreban je dosljedan sustav kodiranja, a ljudi mogu koristiti bilo što, od proizvođača etiketa do pečata do brojčanih dokumenata.