Većina organizacija koje koriste usluge audiokonferencija biraju angažirati usluge pouzdanog pružatelja konferencijskih poziva. Obično postoji fiksna cijena po minuti po vezi s konferencijom koja se naplaćuje pošiljatelju poziva. Međutim, postoji još jedna opcija koja može biti vrlo korisna za neprofitne organizacije i tvrtke koje nisu u mogućnosti izdvojiti puno novca za usluge telekonferencije. Ta opcija je besplatna usluga konferencijskog poziva. Uz besplatni konferencijski poziv klijentu se ne naplaćuju naknade za konferenciju, tako da nema računa za plaćanje. Evo nekoliko informacija o tome kako funkcioniraju besplatne konferencije i kada bi usluga mogla biti održiva opcija.
U vrijeme koje odabere inicijator, sudionici i domaćin biraju konferencijski most i unose unaprijed dogovorenu šifru kada to bude zatraženo automatiziranom porukom. Svatko tko unese šifru preusmjerava se na siguran konferencijski poziv, gdje sve strane mogu međusobno verbalno komunicirati. Nema pozdrava ili intervencije operatera. Proces za besplatni konferencijski poziv potpuno je automatiziran.
Prva stvar koju treba razumjeti o besplatnom konferencijskom pozivu je da nije potpuno besplatan. Svaki sudionik će snositi troškove međugradskog poziva radi povezivanja s konferencijskim mostom. Naknade se neće pojaviti na fakturi koju izdaje pružatelj besplatnih konferencijskih poziva, već kao naknada za minute generirane na individualnom telefonskom računu svakog sudionika, s tim da trošak ovisi o vrsti međugradskog plana koji on ili ona ima. Termin besplatne konferencije temelji se na činjenici da davatelj telekonferencije ne naplaćuje naknade za postavljanje, niti izdaje naknade za korištenje svojih linija. Proces je striktno povezivanje u konferencijski poziv s naplatom cestarine, zapravo niz međugradskih poziva koji se svi završavaju zajedničkom konferencijom.
Davatelji besplatnih konferencijskih poziva mogu ponuditi ovu vrstu usluge iz dva razloga. Prvo, njihov izvor prihoda je količina prometa koja se generira na trankovima ili linijama koje završavaju na njihovim konferencijskim mostovima. Svake minute kada netko koristi jednu od svojih linija za sastanak, ostvaruje prihod. Drugo, usluge besplatnih konferencijskih poziva zahtijevaju vrlo malo opreme i osoblja. To znači vrlo niske operativne troškove koji se lako mogu pokriti dosljednim korištenjem njihovih objekata.
Naravno, postoje načini da besplatni konferencijski poziv bude potpuno besplatan. Jedna od metoda je korištenje mobilnog telefona za pozivanje na sastanak. Ako inače ne koristite svoju dopuštenu banku minuta za mobitel tijekom obračunskog razdoblja, trošak sudjelovanja u besplatnom konferencijskom pozivu je doista besplatan. Osim toga, ako međugradski plan za vašu fiksnu uslugu uključuje paušalnu mjesečnu naknadu za neograničenu međugradsku liniju, nećete platiti ništa dodatno za prisustvovanje besplatnom konferencijskom pozivu.
Besplatne usluge konferencijskih poziva imaju neke nedostatke. Na primjer, linije su dostupne po principu “prvi dođe prvi uslužen”. Ako imate veliki broj sudionika koji se trebaju okupiti na telekonferenciji, nema jamstva da će biti dovoljno redova tijekom redovnog radnog vremena. Također, obično ne postoji mogućnost dobivanja pomoći od operatera u slučaju pozadinske buke ili neke druge smetnje tijekom besplatnog konferencijskog poziva. No, za organizaciju kojoj je potrebno samo pola tuceta redova tijekom izvan vršnog vremena, besplatna usluga konferencijskih poziva može raditi vrlo dobro i istovremeno pomoći da proračun ostane netaknut.