Kao jedan od najosnovnijih računovodstvenih dokumenata, bilanca je jednostavno brz i lak za čitanje sažetak financijskog stanja pojedinca, tvrtke, neprofitne organizacije ili vladinog odjela ili agencije. Fokus ovog dokumenta je pružiti pregled sve tekuće imovine i obveza subjekta, s ciljem razumijevanja neto vrijednosti subjekta.
Ponekad se naziva izjava o stanju, struktura bilance je obično vrlo jednostavna. Najosnovnija verzija teži grupiranju sredstava pod određenim zaglavljima na lijevoj strani dokumenta. Sredstva se identificiraju imenom u jednom stupcu, a drugi stupac odmah iza njega sadrži vrijednost imovine. Često postoji grupni pod-zbroj, zatim ukupni zbroj sredstava na kraju stupca. Struktura obveza slijedi isti osnovni obrazac. Obveze su grupirane na desnoj strani bilance, prema standardnoj računovodstvenoj praksi. Svakoj pojedinačnoj obvezi dodjeljuje se vrijednost, a zatim se izračunava grupni podzbroj. Ukupni zbroj tekućih obveza bilježi se na dnu lista.
Bilance su jedan od najkorisnijih oblika računovodstvenih dokumenata i mogu se koristiti u svemu, od individualnih kućnih proračuna pa sve do višerazinskih korporacija. Osobe koje ponekad zbuni računovodstveni proces obično mogu bez problema pročitati list. Ovaj izravan pristup financijskom bilježenju omogućuje svakome, od tinejdžera koji želi pratiti svoju zaradu i rashode na pola radnog vremena, sve do moćnih ulagača, da lako razumiju svoje trenutno financijsko stanje.
Naučiti stvoriti ovu vrstu financijskog sažetka nije teško učiniti. Svaka osnovna računovodstvena knjiga ocrtat će proces u samo nekoliko koraka. Na internetu postoji niz besplatnih elektroničkih dokumenata o bilanci koji su spremni za preuzimanje. Konačno, lako je izraditi bilancu pomoću softvera za proračunske tablice koji je uključen u pakete za obradu teksta koji su dio standardnih programa na svakom novom računalu.