Stanje ugovora je pojam koji se ponekad koristi za identifikaciju količine robe i usluga koje tek trebaju biti isporučene kupcu prema uvjetima ugovora koji trenutno postoji između klijenta i pružatelja. Poduzeća različitih tipova koriste ovaj izraz kada se odnose na preostale obveze dobavljača prema klijentu u bilo kojoj fazi trajanja ugovora. Izraz se češće koristi kod ugovora s maloprodajom, iako se koncept dobro uklapa u širok raspon odnosa kupac/dobavljač koji se reguliraju sklapanjem ugovora.
Jedan od najlakših načina da se shvati kako dolazi do ravnoteže ugovora je razmotriti sporazum između kupca i dobavljača o isporuci 1,000 jedinica određene robe tijekom trajanja jednogodišnjeg ugovora. U nekim slučajevima, ugovor će odrediti određene datume tijekom životnog ciklusa isporuke proizvoda u kojima se minimalni broj jedinica mora isporučiti klijentu. Ukupan broj jedinica navedenih u ugovoru koje su predviđene za buduću isporuku smatra se stanjem ugovora, što znači da se ugovor ne može smatrati ispunjenim ni od jedne strane dok se svih 1,000 jedinica robe ne isporuči kupcu.
Brojni čimbenici mogu utjecati na trenutnu ravnotežu ugovora. Na primjer, ako klijent kasni s plaćanjem prethodnih pošiljki, prodavač može odlučiti odgoditi nadolazeću pošiljku sve dok račun više ne kasni. Uz ugovor o količinskoj kupnji (VPA), kupac može propustiti kupiti minimalni broj jedinica kako bi zadovoljio uvjete povezane s sniženom cijenom. Kada je to slučaj, kupcu se može procijeniti stanje ugovora, što rezultira naplatom koja nadoknađuje razliku između ugovorne obveze i preostalih jedinica koje se moraju kupiti kako bi se ispunili ti uvjeti.
Praćenje stanja ugovora vrlo je važno i za dobavljače i za kupce. Za dobavljače, cilj je koristiti ove informacije kako bi osigurali da je dovoljno jedinica na raspolaganju od zakazanog datuma isporuke kako bi se ispunila narudžba kupca. U isto vrijeme, kupci će htjeti pratiti stanje ugovora kako bi bili sigurni da kupuju dovoljno jedinica da zadrže sniženu cijenu produženu u uvjetima ugovornog sporazuma, učinkovito izbjegavajući bilo koju vrstu kazni ili dodatnih troškova kada taj ugovor dosegne svoje rok trajanja.